Пунктом 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ предусмотрено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет.
Это относится к первичным учетным документам, регистрам бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Организации вправе применять указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями.
Постоянный срок хранения документов обязательно применяется теми организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы.
Все остальные организации, документы которых не поступают на хранение в архивы, могут не применять постоянный срок хранения для определенных учетных документов (годовые бухгалтерские балансы и отчеты).
Эти организации обязаны хранить документы постоянного срока не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.
Определенные учетные документы необходимо постоянно хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций (п. 2.4.2 Перечня).
К таким документам относятся:
- сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты;
- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним;
- документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации;
- документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами;
- паспорта сделок;
- книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.
Лицевые счета работников должны храниться 75 лет. Они относятся к документам с длительным сроком хранения.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2003 г., срок хранения которого 5 лет, должно быть уничтожено в 2009 г.
Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше.
Так, нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 г., срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2008 г., оно может быть уничтожено только 1 января 2009 года.
Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается.
В случае если срок хранения документов по перечню истек, а практическая надобность в них не отпала, организация сама решает, когда следует уничтожить документы.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трех летним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004г.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно.
Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения (5 лет) истек.
Срок хранения с отметкой "ДМН" (до минования надобности) означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года). Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.
Следует также обратить внимание на такое примечание, как «После замены новыми» (ст. 10б, 13б Перечня 2000 и др.). К отдельным документам, имеющим в Перечне срок хранения «До минования надобности», в графе «Примечание» указывается «Не менее 5 лет» (ст. 162, 165 Перечня 2000). При определении сроков хранения документов по перечню особое внимание следует обратить на графу «Примечание» перечня, так как указанные в ней сноски и примечания содержат пояснения о применении соответствующей статьи перечня, а значит, и об определении срока хранения тех или иных документов.
Для оборотных ведомостей Перечнем 2000 (ст. 168) предусмотрен 5-летний срок хранения, но со ссылкой: «при условии завершения (проверки) ревизии.
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения».
Для договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) предусмотрен 5-летний срок хранения с отметкой «ЭПК» и со ссылкой «После истечения срока действия договора, соглашения».
Сроки хранения бухгалтерских документов
ИП должен хранить первичные документы 4 года
Индивидуальный предприниматель, прекративший деятельность, должен хранить «первичку» 4 года.
Индивидуальный предприниматель должен хранить первичные учетные документы в течение четырех лет.
Даже если он прекратил свою деятельность.
Обязанность обеспечить сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, первичных документов, а также бумаг, необходимых для исчисления и уплаты налогов прописана в пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса и п .48 приказа Минфина России № 86, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 г.
Указанный срок исчисляется после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался для составления отчетности, начисления и уплаты налогов, подтверждения доходов и расходов.
Письмо Минфина России от 11.05.212г. №03-02-08/45
Вопрос:
Индивидуальный предприниматель прекращает предпринимательскую деятельность. Каков порядок и сроки хранения первичных бухгалтерских и юридических документов?
Ответ:
В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено обращение о порядке и сроках хранения первичных, бухгалтерских и юридических документов физическим лицом, прекратившим предпринимательскую деятельность, и сообщается следующее.
Пунктами 1 и 2 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрено, что данный Федеральный закон распространяется на все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.
Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
В соответствии с п. 48 Приказа Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002 "Об утверждении Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей" индивидуальные предприниматели обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность первичных учетных документов, Книги учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Полагаем, что физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, должно обеспечивать сохранность первичных учетных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет независимо от прекращения статуса индивидуального предпринимателя.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
Индивидуальный предприниматель должен хранить первичные учетные документы в течение четырех лет.
Даже если он прекратил свою деятельность.
Обязанность обеспечить сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, первичных документов, а также бумаг, необходимых для исчисления и уплаты налогов прописана в пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса и п .48 приказа Минфина России № 86, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 г.
Указанный срок исчисляется после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался для составления отчетности, начисления и уплаты налогов, подтверждения доходов и расходов.
Письмо Минфина России от 11.05.212г. №03-02-08/45
Вопрос:
Индивидуальный предприниматель прекращает предпринимательскую деятельность. Каков порядок и сроки хранения первичных бухгалтерских и юридических документов?
Ответ:
В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено обращение о порядке и сроках хранения первичных, бухгалтерских и юридических документов физическим лицом, прекратившим предпринимательскую деятельность, и сообщается следующее.
Пунктами 1 и 2 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрено, что данный Федеральный закон распространяется на все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.
Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
В соответствии с п. 48 Приказа Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002 "Об утверждении Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей" индивидуальные предприниматели обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность первичных учетных документов, Книги учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Полагаем, что физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, должно обеспечивать сохранность первичных учетных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет независимо от прекращения статуса индивидуального предпринимателя.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
Хранение документов по новому закону №402 ФЗ
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета (средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи), подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Это означает, что учетная политика для целей бухгалтерского учета будет храниться не пять календарных лет, а еще на пять лет дольше срока амортизации того или иного основного средства (нематериального актива), который был утвержден в этой учетной политике.
Например, если объект амортизируется с 2011 по 2015 год, то учетная политика должна быть сохранена до 2020 года.
Нормы Закона "О бухгалтерском учете" в отношении хранения документов бухгалтерского учета не претерпели существенных изменений.
Вместо "процедур кодирования" и "программ машинной обработки данных" появились "средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи".
Исключена норма об ответственности руководителя за организацию хранения учетных документов.
В Законе N 402-ФЗ обязанность обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений возложена на экономический субъект в целом.
Ст. 15.11 КоАП предусматривает ответственность должностных лиц за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов. Такое нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета (средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи), подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Это означает, что учетная политика для целей бухгалтерского учета будет храниться не пять календарных лет, а еще на пять лет дольше срока амортизации того или иного основного средства (нематериального актива), который был утвержден в этой учетной политике.
Например, если объект амортизируется с 2011 по 2015 год, то учетная политика должна быть сохранена до 2020 года.
Нормы Закона "О бухгалтерском учете" в отношении хранения документов бухгалтерского учета не претерпели существенных изменений.
Вместо "процедур кодирования" и "программ машинной обработки данных" появились "средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи".
Исключена норма об ответственности руководителя за организацию хранения учетных документов.
В Законе N 402-ФЗ обязанность обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений возложена на экономический субъект в целом.
Ст. 15.11 КоАП предусматривает ответственность должностных лиц за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов. Такое нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
Как и сколько хранить документы
Как и сколько хранить документы
Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг:
– Налоговый кодекс;
– Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;
– перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Он достаточно большой, но бухгалтеру нужны для работы только три раздела: 4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».
Если вы заглянете в кодекс, закон и приказ Минкультуры, то увидите, что каждый из них утверждает разный срок хранения одних и тех же бумаг.
В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Так написано в пункте 1.4 раздела I перечня из приказа Министерства культуры.
Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет.
Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).
Сколько хранить документы
1. Годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность – постоянно (в течение всего периода работы компании).
2. Квартальную бухгалтерскую отчетность – не менее 5 лет, или постоянно, если компания не сдает годовую отчетность.
3. Учетную политику и документы к ней (план счетов, формы первичных учетных документов и проч.) - не менее пяти лет после года, в котором учетную политику использовали в последний раз для составления отчета.
4. Регистры (Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и проч.) – не менее 5 лет.
5. Карточки учета основных средств - не менее пяти лет после ликвидации объекта.
6. Книги покупок и продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур - не менее четырех лет с даты последней записи.
7. Документы (акты, справки) о приеме выполненных работ по договорам на работы, которые относятся к профильной деятельности компании - в течение пяти лет после истечения срока действия договора.
8. Счета-фактуры - не менее четырех лет. Отчетность в ФСС - Годовые расчеты – постоянно, а квартальные – в течение шести лет (Перечень требует хранить отчеты пять лет. Но согласно Закону о страховых взносах компании должны обеспечивать сохранность данных в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому срок хранения отчетности нужно продлить еще на год – с пяти до шести лет).
9. Отчетность в Пенсионный фонд - минимум шесть лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет.
10. Индивидуальные сведения в ПФР на работников – не менее 75 лет.
11. Декларации по всем налогам – не менее 5 лет.
12. Сведения о доходах физлиц - не менее пяти лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – не менее 75 лет.
13. Реестр сведений о доходах физлиц – не менее 75 лет.
14. Годовая отчетность в Статистику – постоянно.
15. Полугодовая и квартальная отчетность в Статистику – 5 лет, а при отсутствии годовой отчетности постоянно.
16. Месячная отчетность в Статистику – 1 год, а при отсутствии иной отчетности постоянно.
17. Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах – не менее 5 лет.
18. Договоры, соглашения и дополнительные документы к ним - в течение пяти лет после окончания срока действия (если иное не указано в отдельных статьях перечня).
19. Доверенности на получение денег и ТМЦ – не менее 5 лет.
20. Трудовые договоры и личные карточки работников – в течение 75 лет.
21. Документы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - не менее пяти лет, а при отсутствии лицевых счетов – не менее 75.
22. Табели, журналы учета рабочего времени - не менее пяти лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда).
Сохранность документов налогового учета нужно обеспечить строго в течение четырех лет.
Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.
При этом четыре года нужно отсчитать со следующего дня после окончания налогового периода (года или квартала), в котором компания использовала этот документ.
К примеру, у вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Дата выписки документов – 10 августа 2015 года.
Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет.
Ведь она является первичным документом.
Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете.
Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года.
Срок хранения счета-фактуры – четыре года.
Ведь он не является первичным документом (письмо Минфина России от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154).
оэтому на него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Задача счета-фактуры исключительно налоговая – подтвердить право на вычеты по НДС. К тому же срок хранения в четыре года установлен и в перечне Минкультуры (п. 368 перечня).
Отсчет четырех лет по счету-фактуре начните со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету.
Допустим, вычет счета-фактуры вы заявили в III квартале, тогда точка отсчета – 1 октября 2015 года.
Получается, что компания может уничтожить документ только после 1 октября 2019 года.
Итак, первичные документы нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Именно такое требование установлено в Законе о бухучете.
В то же время срок хранения документов налогового учета – четыре года.
Однако в некоторых случаях инспекторы будут вправе запросить документы и за пределами четырех лет.
Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг:
– Налоговый кодекс;
– Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;
– перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Он достаточно большой, но бухгалтеру нужны для работы только три раздела: 4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».
Если вы заглянете в кодекс, закон и приказ Минкультуры, то увидите, что каждый из них утверждает разный срок хранения одних и тех же бумаг.
В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Так написано в пункте 1.4 раздела I перечня из приказа Министерства культуры.
Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет.
Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).
Сколько хранить документы
1. Годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность – постоянно (в течение всего периода работы компании).
2. Квартальную бухгалтерскую отчетность – не менее 5 лет, или постоянно, если компания не сдает годовую отчетность.
3. Учетную политику и документы к ней (план счетов, формы первичных учетных документов и проч.) - не менее пяти лет после года, в котором учетную политику использовали в последний раз для составления отчета.
4. Регистры (Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и проч.) – не менее 5 лет.
5. Карточки учета основных средств - не менее пяти лет после ликвидации объекта.
6. Книги покупок и продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур - не менее четырех лет с даты последней записи.
7. Документы (акты, справки) о приеме выполненных работ по договорам на работы, которые относятся к профильной деятельности компании - в течение пяти лет после истечения срока действия договора.
8. Счета-фактуры - не менее четырех лет. Отчетность в ФСС - Годовые расчеты – постоянно, а квартальные – в течение шести лет (Перечень требует хранить отчеты пять лет. Но согласно Закону о страховых взносах компании должны обеспечивать сохранность данных в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому срок хранения отчетности нужно продлить еще на год – с пяти до шести лет).
9. Отчетность в Пенсионный фонд - минимум шесть лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет.
10. Индивидуальные сведения в ПФР на работников – не менее 75 лет.
11. Декларации по всем налогам – не менее 5 лет.
12. Сведения о доходах физлиц - не менее пяти лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – не менее 75 лет.
13. Реестр сведений о доходах физлиц – не менее 75 лет.
14. Годовая отчетность в Статистику – постоянно.
15. Полугодовая и квартальная отчетность в Статистику – 5 лет, а при отсутствии годовой отчетности постоянно.
16. Месячная отчетность в Статистику – 1 год, а при отсутствии иной отчетности постоянно.
17. Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах – не менее 5 лет.
18. Договоры, соглашения и дополнительные документы к ним - в течение пяти лет после окончания срока действия (если иное не указано в отдельных статьях перечня).
19. Доверенности на получение денег и ТМЦ – не менее 5 лет.
20. Трудовые договоры и личные карточки работников – в течение 75 лет.
21. Документы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - не менее пяти лет, а при отсутствии лицевых счетов – не менее 75.
22. Табели, журналы учета рабочего времени - не менее пяти лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда).
Сохранность документов налогового учета нужно обеспечить строго в течение четырех лет.
Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.
При этом четыре года нужно отсчитать со следующего дня после окончания налогового периода (года или квартала), в котором компания использовала этот документ.
К примеру, у вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Дата выписки документов – 10 августа 2015 года.
Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет.
Ведь она является первичным документом.
Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете.
Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года.
Срок хранения счета-фактуры – четыре года.
Ведь он не является первичным документом (письмо Минфина России от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154).
оэтому на него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Задача счета-фактуры исключительно налоговая – подтвердить право на вычеты по НДС. К тому же срок хранения в четыре года установлен и в перечне Минкультуры (п. 368 перечня).
Отсчет четырех лет по счету-фактуре начните со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету.
Допустим, вычет счета-фактуры вы заявили в III квартале, тогда точка отсчета – 1 октября 2015 года.
Получается, что компания может уничтожить документ только после 1 октября 2019 года.
Итак, первичные документы нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Именно такое требование установлено в Законе о бухучете.
В то же время срок хранения документов налогового учета – четыре года.
Однако в некоторых случаях инспекторы будут вправе запросить документы и за пределами четырех лет.
Re: Сроки хранения бухгалтерских документов
Когда инспекторы вправе запросить документы за пределами четырех лет
1. По убыткам, которые компания переносит на будущее - в течение всего срока переноса убытка плюс еще четыре года после того, как компания списала его полностью. Пример:
В 2013 году компания получила убыток. А в 2014 и 2015 годах она полностью учла его в расходах. В этом случае документы, которые подтверждают убыток, нужно хранить до конца 2019 года.
2. По списанной дебиторской или кредиторской задолженности - 4 года с того момента,
как безнадежный долг списали в доходы или расходы.
Пример:
Компания учла безнадежную дебиторскую задолженность в расходах 2014 года. Организация будет хранить документы, подтверждающие долг, до конца 2018 года.
3. По основным средствам - в течение четырех лет после того, как:
– компания закончит амортизировать объект;
– реализует его;
– полностью спишет убыток от его продажи
Пример:
Компания купила основное средство. Бухгалтер отнес его к третьей амортизационной группе и установил срок полезного использования равный четырем годам. Именно столько компания будет начислять износ по объекту. Тогда документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС, нужно хранить в течение восьми лет.
4. По ошибкам в расчете налога - компания должна сохранить документы, которые
подтверждают расчет налога в том периоде, в котором допущена неточность.
Срок – четыре года после окончания периода, в котором компания ошибку исправила. Пример:
Поставщик опоздал с документами. Из-за этого акт на услуги, датированный 31 декабря 2013 года, компания получила лишь в марте 2015-го и в этот же момент учла расходы. Документы, которые подтверждают расходы за 2013 год (за тот период, в котором допущена ошибка), компания должна хранить до конца 2019 года.
Нестандартные сроки хранения документов будут у компаний, которые переносят убытки на будущее.
Организации, которые платят налог на прибыль, могут уменьшать базу текущего периода на старые убытки.
Переносить убытки можно в течение 10 лет с того момента, когда компания их получила. Однако если организация использует такую возможность, то у нее обязательно должны быть бумаги, подтверждающие старый убыток: отчеты, регистры и первичка.
Документы по убытку нужно хранить в течение всего срока переноса и плюс еще четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ).
Для компании, которую инспекторы уже проверили, исключений нет.
Такие сроки должна соблюдать и она (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278).
Дольше стандартного срока нужно хранить документы по списанной безнадежной дебиторке.
А именно в течение четырех лет после того, как задолженность учли в расходах.
Кстати, это же относится и к безнадежной кредиторской задолженности.
Документы по ней (накладные, платежки, акты сверки и другие бумаги, подтверждающие долг) можно уничтожить только через четыре года после того, как компания учла долг в доходах.
Компаниям – владельцам основных средств тоже важно позаботиться о сохранности документов.
Бумаги на покупку и ввод в эксплуатацию ОС нужно хранить четыре года с того момента, как объект самортизировали до конца (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).
То же относится и к документам по реконструкции и модернизации ОС. Ведь в результате этих мероприятий увеличивается первоначальная стоимость объекта и, соответственно, амортизация.
Допустим, вы продали основное средство.
Тогда бумаги по объекту нужно хранить в течение четырех лет после продажи или списания убытка по сделке.
Они необходимы, чтобы подтвердить остаточную стоимость ОС, которую вы учли в расходах.
Наверняка знакомая ситуация – поставщик с опозданием принес документы, и из-за этого вы не учили расходы в том квартале, в котором нужно.
Такие бумаги можно провести и в текущем периоде.
Ведь ошибку в расчете налога можно исправить в текущем отчете, если из-за этого налог переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
Но для этого у вас обязательно должны быть бумаги, которые подтверждают расходы в том периоде, в котором изначально нужно учесть документы.
Их сохранность важно обеспечить еще в течение четырех лет после того, как вы исправили ошибку в текущем отчете.
1. По убыткам, которые компания переносит на будущее - в течение всего срока переноса убытка плюс еще четыре года после того, как компания списала его полностью. Пример:
В 2013 году компания получила убыток. А в 2014 и 2015 годах она полностью учла его в расходах. В этом случае документы, которые подтверждают убыток, нужно хранить до конца 2019 года.
2. По списанной дебиторской или кредиторской задолженности - 4 года с того момента,
как безнадежный долг списали в доходы или расходы.
Пример:
Компания учла безнадежную дебиторскую задолженность в расходах 2014 года. Организация будет хранить документы, подтверждающие долг, до конца 2018 года.
3. По основным средствам - в течение четырех лет после того, как:
– компания закончит амортизировать объект;
– реализует его;
– полностью спишет убыток от его продажи
Пример:
Компания купила основное средство. Бухгалтер отнес его к третьей амортизационной группе и установил срок полезного использования равный четырем годам. Именно столько компания будет начислять износ по объекту. Тогда документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС, нужно хранить в течение восьми лет.
4. По ошибкам в расчете налога - компания должна сохранить документы, которые
подтверждают расчет налога в том периоде, в котором допущена неточность.
Срок – четыре года после окончания периода, в котором компания ошибку исправила. Пример:
Поставщик опоздал с документами. Из-за этого акт на услуги, датированный 31 декабря 2013 года, компания получила лишь в марте 2015-го и в этот же момент учла расходы. Документы, которые подтверждают расходы за 2013 год (за тот период, в котором допущена ошибка), компания должна хранить до конца 2019 года.
Нестандартные сроки хранения документов будут у компаний, которые переносят убытки на будущее.
Организации, которые платят налог на прибыль, могут уменьшать базу текущего периода на старые убытки.
Переносить убытки можно в течение 10 лет с того момента, когда компания их получила. Однако если организация использует такую возможность, то у нее обязательно должны быть бумаги, подтверждающие старый убыток: отчеты, регистры и первичка.
Документы по убытку нужно хранить в течение всего срока переноса и плюс еще четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ).
Для компании, которую инспекторы уже проверили, исключений нет.
Такие сроки должна соблюдать и она (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278).
Дольше стандартного срока нужно хранить документы по списанной безнадежной дебиторке.
А именно в течение четырех лет после того, как задолженность учли в расходах.
Кстати, это же относится и к безнадежной кредиторской задолженности.
Документы по ней (накладные, платежки, акты сверки и другие бумаги, подтверждающие долг) можно уничтожить только через четыре года после того, как компания учла долг в доходах.
Компаниям – владельцам основных средств тоже важно позаботиться о сохранности документов.
Бумаги на покупку и ввод в эксплуатацию ОС нужно хранить четыре года с того момента, как объект самортизировали до конца (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).
То же относится и к документам по реконструкции и модернизации ОС. Ведь в результате этих мероприятий увеличивается первоначальная стоимость объекта и, соответственно, амортизация.
Допустим, вы продали основное средство.
Тогда бумаги по объекту нужно хранить в течение четырех лет после продажи или списания убытка по сделке.
Они необходимы, чтобы подтвердить остаточную стоимость ОС, которую вы учли в расходах.
Наверняка знакомая ситуация – поставщик с опозданием принес документы, и из-за этого вы не учили расходы в том квартале, в котором нужно.
Такие бумаги можно провести и в текущем периоде.
Ведь ошибку в расчете налога можно исправить в текущем отчете, если из-за этого налог переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
Но для этого у вас обязательно должны быть бумаги, которые подтверждают расходы в том периоде, в котором изначально нужно учесть документы.
Их сохранность важно обеспечить еще в течение четырех лет после того, как вы исправили ошибку в текущем отчете.
Re: Сроки хранения бухгалтерских документов
Можно не распечатывать отчеты и хранить их в электронном виде.
Так же вправе поступить и с первичными документами, регистрами бухгалтерского и налогового учета (ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, ст. 314 НК РФ).
Но Минфин настаивает на том, что хранить документы в таком формате можно лишь при условии, что они заверены электронной цифровой подписью (письмо от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1–202).
Компания решает сама, где ей хранить документы.
На практике большинство организаций размещают документы в офисе.
Если архив слишком объемный, то выделяют под него отдельное помещение.
А когда офисные площади не позволяют, то документы передают на хранение в архивную компанию.
Но если ваша организация является акционерным (публичным) обществом, то важно учесть, что часть документов можно хранить только по адресу исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона об акционерных обществах № 208-ФЗ).
Если компания ликвидируется и у нее нет правопреемника, то документы, срок хранения которых еще не истек, нужно передать в архив.
Для этого ликвидационная комиссия и муниципальный архив должны заключить между собой соответствующий договор. Если этого не сделать, то членам ликвидационной комиссии выпишут штраф по статье 13.25 КоАП РФ.
Так же вправе поступить и с первичными документами, регистрами бухгалтерского и налогового учета (ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, ст. 314 НК РФ).
Но Минфин настаивает на том, что хранить документы в таком формате можно лишь при условии, что они заверены электронной цифровой подписью (письмо от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1–202).
Компания решает сама, где ей хранить документы.
На практике большинство организаций размещают документы в офисе.
Если архив слишком объемный, то выделяют под него отдельное помещение.
А когда офисные площади не позволяют, то документы передают на хранение в архивную компанию.
Но если ваша организация является акционерным (публичным) обществом, то важно учесть, что часть документов можно хранить только по адресу исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона об акционерных обществах № 208-ФЗ).
Если компания ликвидируется и у нее нет правопреемника, то документы, срок хранения которых еще не истек, нужно передать в архив.
Для этого ликвидационная комиссия и муниципальный архив должны заключить между собой соответствующий договор. Если этого не сделать, то членам ликвидационной комиссии выпишут штраф по статье 13.25 КоАП РФ.
Re: Сроки хранения бухгалтерских документов
Минфин не поддерживает предложение об уменьшении срока хранения документов до трех лет
В письме от 23.03.16 № 03-02-08/16273 Минфин ответил на вопрос о возможности уменьшения сроков хранения документов бухгалтерского и налогового учета.
Автор запроса отметил, что деятельность организаций в основном связана с арендой помещений и большие объемы документов негде хранить, к тому же, налоговые проверки охватывают трехлетний период, кроме того, в СССР срок хранения документов составлял 3 года.
Минфин напомнил, что НК установлена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Такой срок хранения документов (информации) корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (статья 89 НК).
Документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
ПИСЬМО
МИНФИНА РОССИИ
от 23.03.2016
№ 03-02-08/16273
О сроке хранения документов (информации)
Вопрос: В связи с перенаправлением согласно ответа Минкультуры России в Минфин России просьба рассмотреть вопрос об уменьшении сроков хранения документов по бухгалтерскому и налоговому учету в связи с тем, что деятельность организаций в основном связана с арендой помещений и большие объемы документов негде хранить, налоговые проверки в течение 3-х лет, при СССР срок хранения был всего 3 года.
Одновременно просьба сообщить на основании какого закона в "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 включено примечание "При условии проведения проверки (ревизии)", сделанное к ряду статей указанного Перечня.
В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено обращение и в части срока хранения документов, установленного подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), сообщается следующее.
Указанным подпунктом установлена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Такой срок хранения документов (информации) корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (статья 89 Кодекса).
Документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Минфин России не уполномочен давать разъяснения по вопросам применения приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
И.о. директора Департамента
Р.А.Саакян
В письме от 23.03.16 № 03-02-08/16273 Минфин ответил на вопрос о возможности уменьшения сроков хранения документов бухгалтерского и налогового учета.
Автор запроса отметил, что деятельность организаций в основном связана с арендой помещений и большие объемы документов негде хранить, к тому же, налоговые проверки охватывают трехлетний период, кроме того, в СССР срок хранения документов составлял 3 года.
Минфин напомнил, что НК установлена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Такой срок хранения документов (информации) корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (статья 89 НК).
Документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
ПИСЬМО
МИНФИНА РОССИИ
от 23.03.2016
№ 03-02-08/16273
О сроке хранения документов (информации)
Вопрос: В связи с перенаправлением согласно ответа Минкультуры России в Минфин России просьба рассмотреть вопрос об уменьшении сроков хранения документов по бухгалтерскому и налоговому учету в связи с тем, что деятельность организаций в основном связана с арендой помещений и большие объемы документов негде хранить, налоговые проверки в течение 3-х лет, при СССР срок хранения был всего 3 года.
Одновременно просьба сообщить на основании какого закона в "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 включено примечание "При условии проведения проверки (ревизии)", сделанное к ряду статей указанного Перечня.
В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено обращение и в части срока хранения документов, установленного подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), сообщается следующее.
Указанным подпунктом установлена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Такой срок хранения документов (информации) корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (статья 89 Кодекса).
Документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Минфин России не уполномочен давать разъяснения по вопросам применения приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
И.о. директора Департамента
Р.А.Саакян
Срок хранения документов не менее 4-х лет
Организации и предприниматели, в том числе налоговые агенты, обязаны в течение четырех лет хранить данные бухгалтерского, налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
Такой срок хранения информации корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка.
Письмо
Министерства финансов РФ
№03-07-11/45829 от 19.07.2017
В связи с письмом по вопросам о сроках хранения первичных учетных документов, необходимых для ведения налогового учета, исчисления и уплаты налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, Департамент налоговой и таможенной политики сообщает.
В целях исчисления налога на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс)).
Такие расходы должны отвечать требованиям статьи 252 Кодекса по обоснованности и документальной подверженности. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии со статьей 313 Кодекса налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом, и ведется на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются: первичные учетные документы (включая справку бухгалтера); аналитические регистры налогового учета; расчет налоговой базы.
Согласно статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. При этом указанной статьей установлен обязательный перечень реквизитов первичного учетного документа.
В силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено Кодексом.
Следует учитывать, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Одновременно сообщается, что согласно статье 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 07.08.2007 N 03-02-07/2-138 направляемое письмо имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Заместитель директора Департамента О.Ф.ЦИБИЗОВА
Такой срок хранения информации корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка.
Письмо
Министерства финансов РФ
№03-07-11/45829 от 19.07.2017
В связи с письмом по вопросам о сроках хранения первичных учетных документов, необходимых для ведения налогового учета, исчисления и уплаты налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, Департамент налоговой и таможенной политики сообщает.
В целях исчисления налога на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс)).
Такие расходы должны отвечать требованиям статьи 252 Кодекса по обоснованности и документальной подверженности. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии со статьей 313 Кодекса налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом, и ведется на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются: первичные учетные документы (включая справку бухгалтера); аналитические регистры налогового учета; расчет налоговой базы.
Согласно статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. При этом указанной статьей установлен обязательный перечень реквизитов первичного учетного документа.
В силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено Кодексом.
Следует учитывать, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Одновременно сообщается, что согласно статье 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 07.08.2007 N 03-02-07/2-138 направляемое письмо имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Заместитель директора Департамента О.Ф.ЦИБИЗОВА
