Архивирование документов – это важный процесс в работе любой организации, так как ее руководители несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность за должное обеспечение их сохранности.
Основным законом, регулирующим нормы хранения архивной документации, является Федеральный закон от 22.10.2004г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 13.05.2008).
Исполнения его положений обязательно при оформлении архивного хранения для предприятий всех форм собственности, включая как коммерческие, так и государственные организации.
Архив ответственность, регулирующие нормы
О подготовке документов в архив
Организация архивного хранения в компании
Для всех компаний есть ряд документов, запрещенных к уничтожению.
Например, бухгалтерские и кадровые документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения.
Это, прежде всего, документы, содержащие информацию о стаже работников.
Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или муниципальный архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения.
Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет.
Согласно статье 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ.), документы негосударственной организации являются ее частной собственностью.
Это означает, что никто не может их у вас забрать, пока компания существует.
Однако после ликвидации организации документы становятся государственной или муниципальной собственностью.
Поэтому в силу статьи 17 закона «Об архивном деле» государство оставляет за собой право требовать сохранность документов в пределах установленных сроков.
Работа по формированию архива начинается с решения, каким он будет в вашей организации.
Архив может быть как отдельным структурным подразделением, так и существовать в составе канцелярии или секретариата. Это может быть и должностное лицо в штатном расписании – заведующий архивом, архивариус – работник, который отвечает за архив.
При этом может быть установлено совмещение должностей при наличии должности архивариуса в штатном расписании. Или поручена дополнительная работа по ведению архива какому-либо работнику, если в штатном расписании отсутствует должность архивариуса.
В обоих случаях должно быть получено согласие работника, то есть подписано дополнительное соглашение к трудовому договору.
Кроме того, таким сотрудникам обязательно должна быть установлена доплата за работу по ведению архива.
Если в вашей компании создано целое структурное подразделение (архив), рекомендуется разработать Положение об архиве и должностные инструкции работников архива, без которых работать будет сложно.
Составить Положение об архиве легко, используя Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Что касается должностных инструкций, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.
Необходимыми нормативными материалами для ведения архива являются перечни документов со сроками хранения, в частности: Перечень типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Последний утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.
Номенклатура дел организации и ее структурных подразделений
Теперь рассмотрим непосредственно порядок формирования документов в дела. Этим вопросом должен заниматься каждый специалист, работающий с документами. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве.
Архивистами был создан специальный справочный документ, с помощью которого служебные документы распределяются по папкам (делам). Он называется номенклатурой дел.
Это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году.
Номенклатура дел составляется накануне нового календарного года, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в компании в очередном году с января по декабрь.
При формировании документов в дела используются разные признаки, по которым документы объединяют в одну папку. Например, номинальный признак (именной, видовой): приказы к приказам, протоколы к протоколам.
Еще один признак – предметно-вопросный для служебной переписки. Но возможен и совершенно другой подход, когда объединяются разные документы по одному вопросу. Классическим образцом служат судебное дело, личное дело работника.
Форма номенклатуры дел унифицирована и включена в приложение 7 «Основных правил работы архивов организации» (далее – Основные правила).
Документ утверждается руководителем организации.
Если компания крупная, то необходимо заполнять графу «Название раздела», то есть вписывать наименование структурного подразделения.
Если организация небольшая, то здесь указывается направление деятельности, например «кадровое обеспечение», «финансовое обеспечение».
Содержащаяся в номенклатуре дел таблица включает пять граф.
В первую графу вписывают индекс дела. Дело по правилам нумеруется следующим образом: должно быть как минимум два номера, соединенных знаком препинания (дефис или знак дроби).
Сначала нужно пронумеровать все структурные подразделения или направления деятельности, «дирекция» – 01, «финансовый отдел» – 02, ...«отдел снабжения» – 05, ... «отдел маркетинга» – 12 и т. д.
Все объекты должны быть с одинаковым количеством знаков в коде.
После кода подразделения проставляется знак препинания и присоединяется порядковый номер конкретного дела внутри подразделения. Например, у «кадров» код 05.
Все папки, которые там образуются, начинаются с 05. Образуется, например, 25 разных дел – папок с разными названиями, тогда они будут проиндексированы следующим образом: 05-01, 05-02, ... 05-25 – последнее дело.
Графа вторая «Заголовок дела». Типовые заголовки дел вы можете найти в Перечне документов со сроками хранения. Например, в бухгалтерии могут быть следующие заголовки: «Годовой отчет по основной деятельности компании за 2011г.», «Приказы по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка с банком по вопросам выдачи кредитов».
Третья графа номенклатуры дел «Количество единиц хранения» куда в конце календарного года вносят количество образованных дел.
Одно дело должно содержать не более 250 листов документов, что соответствует толщине дела вместе с обложкой до 4 см. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводится его деление на тома.
Четвертая графа номенклатуры дел «Срок хранения и № статей по перечню», является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения или уничтожения.
Номенклатуру дел в течение года нужно вести, то есть вносить дополнительно заголовки заведенных, но не запланированных ранее дел. Или отмечать в графе пятой «Примечание», что запланированное дело не было заведено по какой-либо причине.
Изначально номенклатура дел составляется в конце первого года работы организации, а затем перепечатывается на очередной календарный год с учетом происшедших в предыдущем году изменений в составе документов.
Если в состав организации входят структурные подразделения, номенклатура дел должна составляться и в каждом структурном подразделении. Ее форма приведена в приложении 8 Основных правил.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения аналогична форме сводной номенклатуры дел организации, но в ней отсутствует гриф утверждения документа руководителем.
По сути, номенклатура дел структурного подразделения является выпиской из сводной номенклатуры дел организации.
Номенклатура дел организации один раз в пять лет подлежит согласованию с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения.
По созданной в декабре номенклатуре организация весь год занимается формированием дел. Например, подготовили в отделе кадров приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника, теперь приказ надо подшить в дело. Открываем номенклатуру дел, находим заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения и оформляем обложку скоросшивателя для подшивки в него этого приказа.
Существуют приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и 5 лет. Срок хранения документа можно определить по статье 19 Перечня типовых управленческих архивных документов. В данном случае, согласно пункту «б» статьи 19, документ хранится 75 лет. Поэтому приказ о приеме на работу необходимо подшить в дело приказов со сроками хранения 75 лет.
Если документов одного вида очень много, то их можно формировать в дела по предметно-вопросному признаку, то есть отдельно приказы по «приему», «увольнению», «изменению фамилии» и т. д.
Если компания небольшая, соблюдать такой порядок необходимости не возникает, достаточно разделять документы по срокам хранения.
Итоговая запись к номенклатуре дел
Переходным мостиком от делопроизводства к архивному делу служит продолжение сводной номенклатуры дел, которое называется «Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации».
Категорией для дел является срок хранения – чем выше срок, тем важнее дело.
Таких категорий дел три: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.
Эти графы необходимо заполнить в конце года, в котором действовала данная номенклатура дел.
В графе 2 «Итоговой записи» проставляем количество сформированных томов дел. В последних двух графах необходимо выделить переходящие дела и дела с отметкой ЭПК.
Переходящие дела – это незакрытые дела, которые необходимо продолжать вести в будущем календарном году: личные дела, дела выборных органов, дело о многолетнем кредите. Вписываем их количество в графу «Переходящие».
Дело с отметкой ЭПК, это дело, для которого первоначально был установлен минимальный срок хранения, после которого необходимо принять решение об окончательном сроке хранения.
Это означает, что о продолжении хранения или уничтожении дела решение должна принять ЭК компании по согласованию с ЭПК архивного учреждения.
Для того чтобы подготовить документы к передаче в архив, нужно четко понимать, что подлежит хранению, а что уничтожению.
Поэтому наряду с формированием новых дел необходимо периодически обращаться к документам прошлых лет.
В этом году в архив организации должны быть переданы дела за 2009 год, если, конечно, дела за предыдущие годы уже сданы.
В рабочем помещении можно держать документы трех последних лет. Это как раз достаточный срок, когда бумага выдерживает условия, в которых комфортно работать человеку. Для документа необходимы другие условия: темное, прохладное (12–16 °), сухое помещение.
Экспертиза ценности документов
Сформированные по категориям дела необходимо разделить на две группы: первая группа – временного хранения, вторая – постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра документа членами комиссии.
Комиссия создается один раз на период деятельности организации и включает представителей ведущих подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, архива. Возглавляет её, как правило, заместитель директора.
Комиссия проводит заседания и оформляет протоколы с решениями, связанными с утверждением описей на документы длительного, постоянного сроков хранения и по личному составу и определяет, какие документы подлежат уничтожению. Четкого регламента периодичности проведения заседаний нет, достаточно заседать раз в год, если в прежние годы документы обрабатывались и сдавались в архив.
Дела за год необходимо просмотреть, чтобы случайно документы длительного срока хранения не оказались в папке со сроком хранения 5 лет.
При полистном просмотре выявляются недостатки, которые необходимо устранить.
После проверки проходит заседание комиссии, утверждаются описи дел, составляется акт о выделении к уничтожению дел за конкретные годы в связи с истекшим сроком хранения. Протокол заседания ЭК должен иметь гриф утверждения руководителем организации, который в комиссию не входит, но лично несет ответственность за несоблюдение порядка уничтожения документов.
Документы в деле должны лежать в хронологическом порядке: верхний документ – первый январский. Черным графитным карандашом необходимо пронумеровать каждый листок с номера 1 по 250 (условно) на лицевой стороне дела в верхнем правом углу.
Серьезной ошибкой считается, когда лист пронумерован, например, цифрой 25, а потом сразу 27. Возникает очевидный вопрос: где лист 26? Пропущенный номер опять же вносится в лист-заверитель в строку «Пропущенные номера листов». В листе-заверителе есть также таблица, в которой указываются особенности физического состояния и формирования дела, например надорванные, подклеенные, заплесневелые листы. Необходимо указывать ссылку на их номер.
Внутренняя опись дела
Во внутреннюю опись вносим индекс дела, его заголовок, номера листов дела, которые соответствуют данному документу. Потом будет легко найти, например, приказ об увольнении работника, даже если известно только то, что оно произошло в 2010 году. Опись подкладывается ее составителем и помещается в начале дела.
Теперь дело нужно либо прошить, либо сдать в переплет, оформить обложку (приложение 11 Основных правил. – Примеч. ред.), отражающую наименование организации, подразделения, номер дела, тома, заголовок, даты заведения и закрытия дела.
После правильно сформированных документов, подшитых и с обложкой нужно внести их в описи дел отдельно для дел постоянного хранения, временного хранения, и по личному составу.
Описи составляются не менее чем в трех экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, подтверждая факт сдачи документов в архив, а другие экземпляры описи передаются в архив вместе с делами.
Акт о выделении к уничтожению документов
Уничтожению подлежат только документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно), если срок хранения истек. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года.
Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов.
Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации.
Подлежащие уничтожению документы вносятся в соответствующий акт, имеющий унифицированную форму – Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4 Основных правил). В акт вносятся: индексы и заголовки дел, крайние даты, сроки хранения.
Для всех компаний есть ряд документов, запрещенных к уничтожению.
Например, бухгалтерские и кадровые документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения.
Это, прежде всего, документы, содержащие информацию о стаже работников.
Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или муниципальный архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения.
Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет.
Согласно статье 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ.), документы негосударственной организации являются ее частной собственностью.
Это означает, что никто не может их у вас забрать, пока компания существует.
Однако после ликвидации организации документы становятся государственной или муниципальной собственностью.
Поэтому в силу статьи 17 закона «Об архивном деле» государство оставляет за собой право требовать сохранность документов в пределах установленных сроков.
Работа по формированию архива начинается с решения, каким он будет в вашей организации.
Архив может быть как отдельным структурным подразделением, так и существовать в составе канцелярии или секретариата. Это может быть и должностное лицо в штатном расписании – заведующий архивом, архивариус – работник, который отвечает за архив.
При этом может быть установлено совмещение должностей при наличии должности архивариуса в штатном расписании. Или поручена дополнительная работа по ведению архива какому-либо работнику, если в штатном расписании отсутствует должность архивариуса.
В обоих случаях должно быть получено согласие работника, то есть подписано дополнительное соглашение к трудовому договору.
Кроме того, таким сотрудникам обязательно должна быть установлена доплата за работу по ведению архива.
Если в вашей компании создано целое структурное подразделение (архив), рекомендуется разработать Положение об архиве и должностные инструкции работников архива, без которых работать будет сложно.
Составить Положение об архиве легко, используя Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Что касается должностных инструкций, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.
Необходимыми нормативными материалами для ведения архива являются перечни документов со сроками хранения, в частности: Перечень типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Последний утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.
Номенклатура дел организации и ее структурных подразделений
Теперь рассмотрим непосредственно порядок формирования документов в дела. Этим вопросом должен заниматься каждый специалист, работающий с документами. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве.
Архивистами был создан специальный справочный документ, с помощью которого служебные документы распределяются по папкам (делам). Он называется номенклатурой дел.
Это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году.
Номенклатура дел составляется накануне нового календарного года, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в компании в очередном году с января по декабрь.
При формировании документов в дела используются разные признаки, по которым документы объединяют в одну папку. Например, номинальный признак (именной, видовой): приказы к приказам, протоколы к протоколам.
Еще один признак – предметно-вопросный для служебной переписки. Но возможен и совершенно другой подход, когда объединяются разные документы по одному вопросу. Классическим образцом служат судебное дело, личное дело работника.
Форма номенклатуры дел унифицирована и включена в приложение 7 «Основных правил работы архивов организации» (далее – Основные правила).
Документ утверждается руководителем организации.
Если компания крупная, то необходимо заполнять графу «Название раздела», то есть вписывать наименование структурного подразделения.
Если организация небольшая, то здесь указывается направление деятельности, например «кадровое обеспечение», «финансовое обеспечение».
Содержащаяся в номенклатуре дел таблица включает пять граф.
В первую графу вписывают индекс дела. Дело по правилам нумеруется следующим образом: должно быть как минимум два номера, соединенных знаком препинания (дефис или знак дроби).
Сначала нужно пронумеровать все структурные подразделения или направления деятельности, «дирекция» – 01, «финансовый отдел» – 02, ...«отдел снабжения» – 05, ... «отдел маркетинга» – 12 и т. д.
Все объекты должны быть с одинаковым количеством знаков в коде.
После кода подразделения проставляется знак препинания и присоединяется порядковый номер конкретного дела внутри подразделения. Например, у «кадров» код 05.
Все папки, которые там образуются, начинаются с 05. Образуется, например, 25 разных дел – папок с разными названиями, тогда они будут проиндексированы следующим образом: 05-01, 05-02, ... 05-25 – последнее дело.
Графа вторая «Заголовок дела». Типовые заголовки дел вы можете найти в Перечне документов со сроками хранения. Например, в бухгалтерии могут быть следующие заголовки: «Годовой отчет по основной деятельности компании за 2011г.», «Приказы по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка с банком по вопросам выдачи кредитов».
Третья графа номенклатуры дел «Количество единиц хранения» куда в конце календарного года вносят количество образованных дел.
Одно дело должно содержать не более 250 листов документов, что соответствует толщине дела вместе с обложкой до 4 см. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводится его деление на тома.
Четвертая графа номенклатуры дел «Срок хранения и № статей по перечню», является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения или уничтожения.
Номенклатуру дел в течение года нужно вести, то есть вносить дополнительно заголовки заведенных, но не запланированных ранее дел. Или отмечать в графе пятой «Примечание», что запланированное дело не было заведено по какой-либо причине.
Изначально номенклатура дел составляется в конце первого года работы организации, а затем перепечатывается на очередной календарный год с учетом происшедших в предыдущем году изменений в составе документов.
Если в состав организации входят структурные подразделения, номенклатура дел должна составляться и в каждом структурном подразделении. Ее форма приведена в приложении 8 Основных правил.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения аналогична форме сводной номенклатуры дел организации, но в ней отсутствует гриф утверждения документа руководителем.
По сути, номенклатура дел структурного подразделения является выпиской из сводной номенклатуры дел организации.
Номенклатура дел организации один раз в пять лет подлежит согласованию с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения.
По созданной в декабре номенклатуре организация весь год занимается формированием дел. Например, подготовили в отделе кадров приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника, теперь приказ надо подшить в дело. Открываем номенклатуру дел, находим заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения и оформляем обложку скоросшивателя для подшивки в него этого приказа.
Существуют приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и 5 лет. Срок хранения документа можно определить по статье 19 Перечня типовых управленческих архивных документов. В данном случае, согласно пункту «б» статьи 19, документ хранится 75 лет. Поэтому приказ о приеме на работу необходимо подшить в дело приказов со сроками хранения 75 лет.
Если документов одного вида очень много, то их можно формировать в дела по предметно-вопросному признаку, то есть отдельно приказы по «приему», «увольнению», «изменению фамилии» и т. д.
Если компания небольшая, соблюдать такой порядок необходимости не возникает, достаточно разделять документы по срокам хранения.
Итоговая запись к номенклатуре дел
Переходным мостиком от делопроизводства к архивному делу служит продолжение сводной номенклатуры дел, которое называется «Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации».
Категорией для дел является срок хранения – чем выше срок, тем важнее дело.
Таких категорий дел три: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.
Эти графы необходимо заполнить в конце года, в котором действовала данная номенклатура дел.
В графе 2 «Итоговой записи» проставляем количество сформированных томов дел. В последних двух графах необходимо выделить переходящие дела и дела с отметкой ЭПК.
Переходящие дела – это незакрытые дела, которые необходимо продолжать вести в будущем календарном году: личные дела, дела выборных органов, дело о многолетнем кредите. Вписываем их количество в графу «Переходящие».
Дело с отметкой ЭПК, это дело, для которого первоначально был установлен минимальный срок хранения, после которого необходимо принять решение об окончательном сроке хранения.
Это означает, что о продолжении хранения или уничтожении дела решение должна принять ЭК компании по согласованию с ЭПК архивного учреждения.
Для того чтобы подготовить документы к передаче в архив, нужно четко понимать, что подлежит хранению, а что уничтожению.
Поэтому наряду с формированием новых дел необходимо периодически обращаться к документам прошлых лет.
В этом году в архив организации должны быть переданы дела за 2009 год, если, конечно, дела за предыдущие годы уже сданы.
В рабочем помещении можно держать документы трех последних лет. Это как раз достаточный срок, когда бумага выдерживает условия, в которых комфортно работать человеку. Для документа необходимы другие условия: темное, прохладное (12–16 °), сухое помещение.
Экспертиза ценности документов
Сформированные по категориям дела необходимо разделить на две группы: первая группа – временного хранения, вторая – постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра документа членами комиссии.
Комиссия создается один раз на период деятельности организации и включает представителей ведущих подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, архива. Возглавляет её, как правило, заместитель директора.
Комиссия проводит заседания и оформляет протоколы с решениями, связанными с утверждением описей на документы длительного, постоянного сроков хранения и по личному составу и определяет, какие документы подлежат уничтожению. Четкого регламента периодичности проведения заседаний нет, достаточно заседать раз в год, если в прежние годы документы обрабатывались и сдавались в архив.
Дела за год необходимо просмотреть, чтобы случайно документы длительного срока хранения не оказались в папке со сроком хранения 5 лет.
При полистном просмотре выявляются недостатки, которые необходимо устранить.
После проверки проходит заседание комиссии, утверждаются описи дел, составляется акт о выделении к уничтожению дел за конкретные годы в связи с истекшим сроком хранения. Протокол заседания ЭК должен иметь гриф утверждения руководителем организации, который в комиссию не входит, но лично несет ответственность за несоблюдение порядка уничтожения документов.
Документы в деле должны лежать в хронологическом порядке: верхний документ – первый январский. Черным графитным карандашом необходимо пронумеровать каждый листок с номера 1 по 250 (условно) на лицевой стороне дела в верхнем правом углу.
Серьезной ошибкой считается, когда лист пронумерован, например, цифрой 25, а потом сразу 27. Возникает очевидный вопрос: где лист 26? Пропущенный номер опять же вносится в лист-заверитель в строку «Пропущенные номера листов». В листе-заверителе есть также таблица, в которой указываются особенности физического состояния и формирования дела, например надорванные, подклеенные, заплесневелые листы. Необходимо указывать ссылку на их номер.
Внутренняя опись дела
Во внутреннюю опись вносим индекс дела, его заголовок, номера листов дела, которые соответствуют данному документу. Потом будет легко найти, например, приказ об увольнении работника, даже если известно только то, что оно произошло в 2010 году. Опись подкладывается ее составителем и помещается в начале дела.
Теперь дело нужно либо прошить, либо сдать в переплет, оформить обложку (приложение 11 Основных правил. – Примеч. ред.), отражающую наименование организации, подразделения, номер дела, тома, заголовок, даты заведения и закрытия дела.
После правильно сформированных документов, подшитых и с обложкой нужно внести их в описи дел отдельно для дел постоянного хранения, временного хранения, и по личному составу.
Описи составляются не менее чем в трех экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, подтверждая факт сдачи документов в архив, а другие экземпляры описи передаются в архив вместе с делами.
Акт о выделении к уничтожению документов
Уничтожению подлежат только документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно), если срок хранения истек. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года.
Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов.
Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации.
Подлежащие уничтожению документы вносятся в соответствующий акт, имеющий унифицированную форму – Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4 Основных правил). В акт вносятся: индексы и заголовки дел, крайние даты, сроки хранения.
Re: Архив ответственность, регулирующие нормы
Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться.
Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ):
– подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел оформленной на бланке организации;
Номенклатура дел включает в себя графы:
1. Индекс дела
2. Заголовок дела
3. Количество единиц хранения
4. Срок хранения и номер статей по перечню
5. Примечание
– группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела;
– включать в дело по одному экземпляру каждого документа
(в кадровых службах в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника);
– помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения;
– формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку;
– располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической);
– приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.
Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ):
– подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел оформленной на бланке организации;
Номенклатура дел включает в себя графы:
1. Индекс дела
2. Заголовок дела
3. Количество единиц хранения
4. Срок хранения и номер статей по перечню
5. Примечание
– группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела;
– включать в дело по одному экземпляру каждого документа
(в кадровых службах в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника);
– помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения;
– формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку;
– располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической);
– приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.
