Решения для управления

Командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты о командировке отменены

Правительство РФ приняло постановление от 29 декабря 2014 г. № 1595 с поправками в порядок направления работников в служебные командировки.
Документ официально опубликован в понедельник, 12 января 2015г.

Отменен пункт 6 Положения, говоривший о том, что цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

Пункт 7, согласно которому срок пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) подтверждался командировочным удостоверением, изложен в новой редакции.
Теперь фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Пункт 15 об оформлении командировочных удостоверений при заграничных командировках также утратил силу. Теперь предусмотрено (согласно новой редакции пункта 19), что при направлении в командировку в страну СНГ, при пересечении границы с которой пограничными органами не делаются отметки, дата пересечения границы определяется по проездным документам (билетам).

Согласно поправкам в пункт 26 работник по возвращении из командировки больше не обязан представлять работодателю в течение 3 рабочих дней отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме, а также оформленное командировочное удостоверение.

Также внесены соответствующие (касающиеся отмены командировочных удостоверений) изменения в постановление правительства от 26 декабря 2005 г. N 812 о суточных для федеральных госслужащих.


Как ожидается, применение новых правил не должно привести к проблемам при использовании командированными электронных билетов.
Согласно письму ФНС (от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897), для целей налогообложения документами, подтверждающими расходы на билеты в электронной форме, являются маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, посадочный талон либо контрольный купон электронного проездного документа на железнодорожном транспорте — иными словами, электронный билет РЖД придется распечатать.
Что касается авиабилетов, то сейчас бухгалтерии удовлетворяются посадочными талонами.

С 8 января 2015 года компании больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание.
Теперь срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам.
А иногда потребуются еще служебная записка, путевые листы, квитанции, счета и чеки на бензин (п. 3, 7, 19, 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).
То есть без проездных документов расходы на командировки в 2015 году списать при расчете налога на прибыль не получится.
Даже, например, расходы на проживание – если сотрудник принес счет гостиницы.
В этом случае проверяющие могут посчитать: организация не подтвердила, что проживание в гостиницы было связано именно со служебной поездкой, а не отдыхом работника.

Положение о командировках
В связи с изменениями надо переделать утвержденное в компании положение о командировках. Новое положение надо датировать 8 января.
Затем из него исключите упоминание таких документов, как командировочное удостоверение и служебное задание.
Отныне они не предусмотрены законодательством.
А значит, составлять их бессмысленно.
Если в положении о командировках упоминается распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку, то можно заменить слово «распоряжение» на слово «решение». Именно такая формулировка теперь есть в постановлении № 749.
В положении о командировках стоит отдельно прописать порядок возмещения расходов на случай поездки работника на личной машине или мотоцикле.
По новым правилам вместо командировочного удостоверения работник в такой ситуации должен приложить к авансовому отчету служебную записку.
Именно по ней определяется срок, в течение которого сотрудник находился в командировке. Вместе с запиской сотрудники сдают в бухгалтерию путевые листы, чеки на топливо и т. д.
Форму служебной записки, как и приказ, можно оформить в виде приложения к положению о командировках. Можно разработать ее самостоятельно.

Приказ о командировке
Новые правила предусматривают, что работник направляется в командировку на основании решения работодателя.
Этот документ тоже можно оформить в виде приказа.
Как и раньше, его можно составлять по унифицированной форме № Т-9.
Но допускается бланк, разработанный в компании.

Служебная записка
Работник, который ездил в командировку на личном транспорте, вместо командировочного удостоверения теперь должен сдавать в бухгалтерию служебную записку.
Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки.
Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.
Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов.
А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты.

Авансовый отчет
Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения.
К отчету сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.
Расходы на командировки в 2015 году списывают при расчете налога на прибыль на дату авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Журнал учета командированных работников
Форма журнала учета командированных работников по-прежнему содержит сведения о командировочных удостоверениях (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).
Порядок учета, утвержденный этим же приказом, также содержит требование вести журнал с указанием дат и номеров командировочных.
Сейчас в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» можно ставить прочерк или вовсе не заполнять ее.