Подотчетные деньги, неподтвержденные работником, облагаются взносами
Если сотрудник просрочил подачу авансового отчета, а компания не стала удерживать из его зарплаты сумму ранее выданных денег, то на подотчетные надо начислить страховые взносы. Такой вывод можно сделать из письма Минтруда от 12.12.2014 г. № 17-3/В-609.
Как только работник отчитается о потраченных деньгах и приложит к отчету подтверждающие документы, компания скорректирует базу по страховым взносам.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 12 декабря 2014 года № 17-3/В-609
О взносах с подотчетных средств
Департамент развития социального страхования рассмотрел обращение <...> по вопросу начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на суммы средств, выданных под отчет работнику на приобретение товаров, и сообщает свое мнение.
Из запроса <...> следует, что работник организации получил в под отчет денежные средства на хозяйственные нужды. Отчитаться и сдать неиспользованный остаток денежных средств он должен был не позднее 30 сентября 2014 года. Фактически сдал авансовый отчет и вернул остаток неиспользованных денежных средств 10 нояб ря 2014 года.
Частью 1 статьи 7 и статьи 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212-ФЗ) установлено, что объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов (работодателей) признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц, в том числе в рамках трудовых отношений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Федерального закона № 212-ФЗ.
В соответствии с пунктом 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководите-лю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Исходя из положений статьи 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – Трудовой кодекс) выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются задолженностью работника перед организацией и данные суммы могут быть удержаны из заработной платы работника. Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
В случае, если работодатель удержал из заработной платы работника вышеуказанные денежные средства на основании статьи 137 Трудового кодекса, то, по мнению Департамента, объекта обложения по страховым взносам не возникает.
В том случае, когда работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, то данные суммы рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Исходя из запроса, организация на основании статьи 137 Трудового кодекса вправе была удержать сумму денежных средств, выданных работнику организации в под отчет, не позднее 30 октября 2014 года.
Поскольку организация эти удержания не произвела, то данная сумма денежных средств облагается страховыми взносами.
Если 10 ноября 2014 года работник представил авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными), то в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.
Директор департамента
развития социального страхования
Минтруда России
Л.Ю. Чикмачева
О взносах с подотчетных средств
Авансовый отчет исправить можно
Авансовый отчет - это первичный документ бухучета.
И исправлять его нужно по установленным в бухучете правилам.
Они, в общем-то, совпадают с правилами, установленными для исправления кассовой документации: нужны дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Даже если исправления касаются только заполняемой бухгалтером части авансового отчета, заверять их своей подписью должны все, кто участвовал в его составлении, в том числе и подотчетник, и утвердивший его директор (уполномоченное им лицо).
И исправлять его нужно по установленным в бухучете правилам.
Они, в общем-то, совпадают с правилами, установленными для исправления кассовой документации: нужны дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Даже если исправления касаются только заполняемой бухгалтером части авансового отчета, заверять их своей подписью должны все, кто участвовал в его составлении, в том числе и подотчетник, и утвердивший его директор (уполномоченное им лицо).
