Оформление компенсации
Существует два подхода к оформлению отношений между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях:
1. Между организацией и сотрудником заключается договор аренды транспортного средства;
Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока.
К такому договору не применяются правила о регистрации договоров аренды, предусмотренные п. 2 ст. 609 ГК РФ (ст. 643 ГК РФ).
Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, в том числе проводить текущий и капитальный ремонт.
Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию – как коммерческую, так и техническую.
При этом, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией.
2. На основе приказа руководителя выплачивается компенсация.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Значит, организация сама устанавливает размер компенсации за использование личного транспорта сотрудника.
При этом основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личный транспорт для служебных целей, является приказ руководителя организации, в котором предусматривается размер компенсации.
Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного транспорта работника для служебных поездок.
В размер компенсации работнику включается сумма износа личного транспорта, затраты на горюче‑смазочные материалы, а также техническое обслуживание и текущий ремонт.
В приказе может быть указана и большая сумма, но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться нормами: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно компенсация составляет 1 200 руб./мес., свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб./мес.
На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Расходы в виде выплаты компенсации за использование личного транспорта работника могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями, и в пределах законодательно установленных норм.
Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.
Для получения компенсации сотруднику нужно принести в бухгалтерию организации следующие документы:
– копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
– другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче‑смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т. д.).
Кроме этого, бухгалтерии организации необходимо регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях.
Компенсация сотруднику не выплачивается:
- за время нахождения в отпуске,
- в командировке,
- на больничном,
- в других случаях, когда его личный автомобиль не используется.
Если в договоре аренды транспортного средства установлена арендная плата, то ее сумма подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке по ставке 13%, не подлежат обложению НДФЛ только сумма компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и понесенные расходы.
Компенсация за использование личного транспорта в служебных
Re: Компенсация за использование личного транспорта в служеб
Компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного транспорта в интересах работодателя не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных трудовым договором.
Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 27.02.13 № 03-04-06/5600.
Чиновники финансового ведомства напомнили, что все виды законодательно установленных компенсаций, связанных, в частности, с исполнение трудовых обязанностей работников, не включаются в налоговую базу по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
В главе 23 НК РФ, посвященной НДФЛ, не предусмотрено норм компенсаций в случае использования личного транспорта работника в служебных целях или порядка установления таких норм.
Статья 188 Трудового кодекса обязывает работодателя выплачивать компенсацию за использование, износ инструмента, личного транспорта и других технических средств, принадлежащих работнику, а также возмещать расходы, связанные с их использованием. Конкретная сумма возмещения определяется в трудовом договоре.
Поэтому те суммы компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях, которые закреплены в трудовом договоре с работником, НДФЛ не облагаются.
При этом авторы письма предупреждают, что необходимо иметь документы, подтверждающие суммы расходов, фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также принадлежность используемого имущества работнику.
Если работник использует личное имущество (в т. ч. личный транспорт) в интересах работодателя при исполнении своих должностных обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора и за это производится возмещение расходов, то суммы данных компенсационных выплат НДФЛ не облагаются.
При этом необходимы документы, подтверждающие принадлежность работнику используемого имущества; расчеты компенсаций; документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя и осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы данных расходов.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 27 февраля 2013 г. N 03-04-06/5600
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ООО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов ее работника, связанных с использованием личного имущества, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации.
Согласно ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, суммы компенсационных выплат по возмещению расходов в связи с использованием личного транспорта работника и других технических средств в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора подлежат освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 27.02.13 № 03-04-06/5600.
Чиновники финансового ведомства напомнили, что все виды законодательно установленных компенсаций, связанных, в частности, с исполнение трудовых обязанностей работников, не включаются в налоговую базу по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
В главе 23 НК РФ, посвященной НДФЛ, не предусмотрено норм компенсаций в случае использования личного транспорта работника в служебных целях или порядка установления таких норм.
Статья 188 Трудового кодекса обязывает работодателя выплачивать компенсацию за использование, износ инструмента, личного транспорта и других технических средств, принадлежащих работнику, а также возмещать расходы, связанные с их использованием. Конкретная сумма возмещения определяется в трудовом договоре.
Поэтому те суммы компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях, которые закреплены в трудовом договоре с работником, НДФЛ не облагаются.
При этом авторы письма предупреждают, что необходимо иметь документы, подтверждающие суммы расходов, фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также принадлежность используемого имущества работнику.
Если работник использует личное имущество (в т. ч. личный транспорт) в интересах работодателя при исполнении своих должностных обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора и за это производится возмещение расходов, то суммы данных компенсационных выплат НДФЛ не облагаются.
При этом необходимы документы, подтверждающие принадлежность работнику используемого имущества; расчеты компенсаций; документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя и осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы данных расходов.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 27 февраля 2013 г. N 03-04-06/5600
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ООО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов ее работника, связанных с использованием личного имущества, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации.
Согласно ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, суммы компенсационных выплат по возмещению расходов в связи с использованием личного транспорта работника и других технических средств в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора подлежат освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
Re: Компенсация за использование личного транспорта в служеб
Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:
1) условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
2) работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации),
3) организация оформляет маршрутные листы.
Письмо
Минфина РФ
от 25 октября 2012 г. N 03-04-06/9-305
О налогообложении НДФЛ компенсационных выплат работникам за использование личного транспорта в служебных целях
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ОАО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку глава 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс).
Согласно статье 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин
1) условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
2) работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации),
3) организация оформляет маршрутные листы.
Письмо
Минфина РФ
от 25 октября 2012 г. N 03-04-06/9-305
О налогообложении НДФЛ компенсационных выплат работникам за использование личного транспорта в служебных целях
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ОАО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку глава 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс).
Согласно статье 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин
Re: Компенсация за использование личного транспорта в служеб
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 27 августа 2013 г. N 03-04-06/35076
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ООО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс).
Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
ПИСЬМО
от 27 августа 2013 г. N 03-04-06/35076
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ООО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс).
Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
Re: Компенсация за использование личного транспорта в служеб
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 25 июля 2014 года № 17-3/В-347
Департамент развития социального страхования рассмотрел обращение о порядке начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на сумму компенсации за использование личного транспортного средства в служебных целях и сообщает следующее.
Частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее - Федеральный закон № 212-ФЗ) определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.
Согласно подпункту «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.
Одновременно сообщаем, что постановление Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» применяется при определении налоговой базы по налогу на прибыль и не применяется при формировании облагаемой базы для исчисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.
Учитывая вышеизложенное, оплата организацией расходов работника по использованию личного транспортного средства в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.
Директор Департамента
Л.Ю. Чикмачева
ПИСЬМО
от 25 июля 2014 года № 17-3/В-347
Департамент развития социального страхования рассмотрел обращение о порядке начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на сумму компенсации за использование личного транспортного средства в служебных целях и сообщает следующее.
Частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее - Федеральный закон № 212-ФЗ) определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.
Согласно подпункту «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.
Одновременно сообщаем, что постановление Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» применяется при определении налоговой базы по налогу на прибыль и не применяется при формировании облагаемой базы для исчисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.
Учитывая вышеизложенное, оплата организацией расходов работника по использованию личного транспортного средства в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.
Директор Департамента
Л.Ю. Чикмачева
Re: Компенсация за использование личного транспорта в служеб
Вопрос:
Для осуществления предпринимательской деятельности некоторые работники ИП используют личные автомобили для служебных поездок. Данное условие содержится в трудовых договорах, работники предоставили документы о наличии у них транспортных средств, оформляются маршрутные листы. Работникам выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в размере 4000 руб.
Облагается ли сумма компенсации НДФЛ?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 27 июня 2013 г. N 03-04-05/24421
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц компенсационных выплат работнику за использование его личного транспорта в служебных целях и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
Статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
Для осуществления предпринимательской деятельности некоторые работники ИП используют личные автомобили для служебных поездок. Данное условие содержится в трудовых договорах, работники предоставили документы о наличии у них транспортных средств, оформляются маршрутные листы. Работникам выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в размере 4000 руб.
Облагается ли сумма компенсации НДФЛ?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 27 июня 2013 г. N 03-04-05/24421
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц компенсационных выплат работнику за использование его личного транспорта в служебных целях и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
Статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
Re: Компенсация за использование личного транспорта в служеб
Компенсация расходов по личному транспорту в служебных целях не облагается страховыми взносами
Расходы на содержание личного транспорта должны быть подтверждены документально
Как сообщает Минтруд России, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами. Это возможно при условии использования личного имущества для служебных целей и в размере, определяемом соглашением между организацией и сотрудником.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности.
Оплата организацией расходов работника на использование личного транспортного средства в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.
Расходы на содержание личного транспорта должны быть подтверждены документально
Как сообщает Минтруд России, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами. Это возможно при условии использования личного имущества для служебных целей и в размере, определяемом соглашением между организацией и сотрудником.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности.
Оплата организацией расходов работника на использование личного транспортного средства в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.
Когда можно не нормировать расходы на ГСМ
Когда можно не нормировать расходы на ГСМ при использовании личного авто работника
Личные автомобили работников, используемые в служебных целях, фактически находятся в пользовании и владении работодателя лишь в период их эксплуатации.
Поэтому организация, которая вместо выплаты компенсации за использование личного автомобиля, возмещает работникам только расходы бензин, не обязана нормировать эти расходы при налогообложении прибыли.
К такому выводу пришел Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 26.09.14 № А46-15928/2013
Суть спора
За использование личного транспорта в служебных целях компания возмещала работникам расходы на бензин. При этом стоимость топлива учитывалась в расходах при налогообложении прибыли в полном объеме (без нормирования).
Однако налоговики сняли расходы. Чиновники сочли, что учитывать расходы на ГСМ в полном объеме можно только при поездках на служебном транспорте, а не на личном автомобиле сотрудника. Дело в том, что согласно Трудовому кодексу, при использовании работником с согласия и в интересах работодателя личного имущества работнику выплачивается компенсация (ст. 188 ТК РФ). По мнению налоговиков, затраты на топливо также относятся к такой компенсации. А согласно Налоговому кодексу, расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок могут быть учтены лишь в пределах норм, установленных постановлением правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Таким образом, расходы на поездки, которые включают в себя расходы на ГСМ, могут быть учтены только в пределах норм.
Решение суда
Однако суды трех инстанций поддержали налогоплательщика, указав на следующее.
Из договоров следует, что компания поручала работникам использовать личные автомобили для исполнения конкретных производственных заданий.
При этом она возмещала физлицам только расходы на ГСМ. Компенсацией за использование личных автомобилей данная выплата не является.
Поскольку автомобили использовались работниками не по своему усмотрению, а по заданию работодателя в производственной деятельности, то фактически транспортные средства в период их эксплуатации находились в пользовании и владении организации.
А расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) и списываются без учета норм.
Личные автомобили работников, используемые в служебных целях, фактически находятся в пользовании и владении работодателя лишь в период их эксплуатации.
Поэтому организация, которая вместо выплаты компенсации за использование личного автомобиля, возмещает работникам только расходы бензин, не обязана нормировать эти расходы при налогообложении прибыли.
К такому выводу пришел Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 26.09.14 № А46-15928/2013
Суть спора
За использование личного транспорта в служебных целях компания возмещала работникам расходы на бензин. При этом стоимость топлива учитывалась в расходах при налогообложении прибыли в полном объеме (без нормирования).
Однако налоговики сняли расходы. Чиновники сочли, что учитывать расходы на ГСМ в полном объеме можно только при поездках на служебном транспорте, а не на личном автомобиле сотрудника. Дело в том, что согласно Трудовому кодексу, при использовании работником с согласия и в интересах работодателя личного имущества работнику выплачивается компенсация (ст. 188 ТК РФ). По мнению налоговиков, затраты на топливо также относятся к такой компенсации. А согласно Налоговому кодексу, расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок могут быть учтены лишь в пределах норм, установленных постановлением правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Таким образом, расходы на поездки, которые включают в себя расходы на ГСМ, могут быть учтены только в пределах норм.
Решение суда
Однако суды трех инстанций поддержали налогоплательщика, указав на следующее.
Из договоров следует, что компания поручала работникам использовать личные автомобили для исполнения конкретных производственных заданий.
При этом она возмещала физлицам только расходы на ГСМ. Компенсацией за использование личных автомобилей данная выплата не является.
Поскольку автомобили использовались работниками не по своему усмотрению, а по заданию работодателя в производственной деятельности, то фактически транспортные средства в период их эксплуатации находились в пользовании и владении организации.
А расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) и списываются без учета норм.
Re: Компенсация за использование личного транспорта в служеб
Учет расходов на ГСМ при упрощенке
Для списания расходов на ГСМ при УСН как в бухгалтерском учете, так и в налоговом, нужно ежемесячно оформлять первичные документы.
Также потребуются и внутрифирменные приказы о том, по каким правилам проводить списание топлива.
Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, потребуется путевой лист.
Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно.
Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.
Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, они обязательны лишь для автотранспортных предприятий.
Другие организации могут разработать бланк путевого листа самостоятельно и утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике.
Кроме основных сведений можно указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража.
А записи типа «Поездки по городу» не использовать.
Для списания расходов на ГСМ при УСН как в бухгалтерском учете, так и в налоговом, нужно ежемесячно оформлять первичные документы.
Также потребуются и внутрифирменные приказы о том, по каким правилам проводить списание топлива.
Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, потребуется путевой лист.
Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно.
Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.
Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, они обязательны лишь для автотранспортных предприятий.
Другие организации могут разработать бланк путевого листа самостоятельно и утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике.
Кроме основных сведений можно указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража.
А записи типа «Поездки по городу» не использовать.
