Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Применять их обязаны только автотранспортные предприятия.
Остальные компании вправе, но не обязаны использовать эти бланки.
Можно разработать собственный бланк путевого листа и зафиксировать применение нетиповых путевых листов в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форма путевого листа, разработанная самостоятельно, должна включать в себя
все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Путевой лист оформляют на каждый день или иной срок не более одного месяца.
Если фирма относится к категории автотранспортных предприятий, то путевые листы надо оформлять каждый день. На более длительный срок они выдаются только при командировках.
Если на машине работают несколько водителей, то можно оформить два путевых листа на одну машину или вписать в один лист несколько фамилий.
Маршрут следования указывают подробно, иначе инспекторы могут усомниться в реальности затрат на ГСМ.
Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если автомобиль эксплуатируется в пределах одного населенного пункта, в путевом листе следует указать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования.
Оформленные путевые листы хранятся в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
