Как вести кассовые операции: базовый и упрощенный учет
Документы о кассовых операциях (ПКО, РКО, кассовую книгу) необходимо составлять и вести независимо от наличия ККТ в торговой точке.
«Базовый» учет
«Базовый» учет кассовых операций ведут организации и ИП, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства. Они документируют кассовые операции следующим образом:
• создают приходный кассовый ордер (ПКО) при поступлении денег в кассу;
• формируют расходный кассовый ордер (РКО) при выплате денег из кассы;
• ведут кассовую книгу, где отражают все поступления и расходы, которые зафиксированы в ПКО и РКО;
• оформляют расчетно-платежную форму № Т-49 и платежную ведомость № Т-53. Это документы для расчета и выплаты персоналу заработной платы или других вознаграждений в наличной форме;
• составляют авансовый отчет. Это делает сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданной ему авансом или потраченные из личных средств.
Кроме перечисленных документов предприятие должно иметь локальный нормативный акт (например, приказ по организации), утверждающий лимит остатка наличных денег (кассовый лимит).
Документ указывает, какое количество денег может находиться в кассе в одно время.
Лимит можно превышать, если это связано с выплатой наличности персоналу.
Допустимый срок превышения включает день получения денег со счета, день выплаты, выходные и праздники.
Кассовый лимит организация устанавливает сама по формуле, приведенной в Указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У.
Как небольшой фирме организовать учет наличных денег
Re: Как небольшой фирме организовать учет наличных денег
Упрощенный учет
Упрощенный учет введен с 1 июня 2014 года Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У.
Такой учет могут вести те ИП и юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства.
Упрощенный порядок позволяет всем субъектам малого предпринимательства не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе.
А «малым» предпринимателям можно еще не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу.
Обязательными документами для них являются только форма № Т-49 и ведомость № Т-53 для выплат персоналу, а также авансовый отчет.
Упрощенный учет введен с 1 июня 2014 года Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У.
Такой учет могут вести те ИП и юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства.
Упрощенный порядок позволяет всем субъектам малого предпринимательства не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе.
А «малым» предпринимателям можно еще не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу.
Обязательными документами для них являются только форма № Т-49 и ведомость № Т-53 для выплат персоналу, а также авансовый отчет.
Re: Как небольшой фирме организовать учет наличных денег
Кассовые операции с применением ККТ
Благодаря переходу на онлайн-ККТ, изменился принцип документирования кассовых операций.
С 1 июля 2017 года те, кто торгует через ККТ и отправляет данные о продажах в ФНС, могут отказаться от девяти форм кассовой отчетности.
Документы, которые пользователи онлайн-касс могут не применять:
1. Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (КМ-1);
2. Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (КМ-2);
3. Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4)
5. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
6. Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6);
7. Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (КМ-7);
8. Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
9. Акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).
С внедрением онлайн-касс теперь все перечисленные документы приходят в ФНС в электронном виде автоматически.
Работа с документами, которые остались обязательными (в базовом учете), также стала проще благодаря расчетам через онлайн-кассу.
Благодаря переходу на онлайн-ККТ, изменился принцип документирования кассовых операций.
С 1 июля 2017 года те, кто торгует через ККТ и отправляет данные о продажах в ФНС, могут отказаться от девяти форм кассовой отчетности.
Документы, которые пользователи онлайн-касс могут не применять:
1. Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (КМ-1);
2. Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (КМ-2);
3. Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4)
5. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
6. Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6);
7. Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (КМ-7);
8. Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
9. Акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).
С внедрением онлайн-касс теперь все перечисленные документы приходят в ФНС в электронном виде автоматически.
Работа с документами, которые остались обязательными (в базовом учете), также стала проще благодаря расчетам через онлайн-кассу.
Re: Как небольшой фирме организовать учет наличных денег
Документирование кассовых операций по 54-ФЗ
Приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ.
Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.
Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:
• отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
• кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.
Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.
Расходный кассовый ордер
РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:
• выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
• выплату денег покупателю (физическому лицу).
1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:
• выдача зарплаты;
• оплата товаров и услуг поставщику.
Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.
2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:
1. Дата возврата товара
• Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию.
• Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».
2. Способ расчета при возврате денег покупателю
• Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ.
• Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат.
Приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ.
Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.
Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:
• отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
• кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.
Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.
Расходный кассовый ордер
РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:
• выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
• выплату денег покупателю (физическому лицу).
1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:
• выдача зарплаты;
• оплата товаров и услуг поставщику.
Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.
2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:
1. Дата возврата товара
• Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию.
• Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».
2. Способ расчета при возврате денег покупателю
• Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ.
• Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат.
Re: Как небольшой фирме организовать учет наличных денег
Порядок действий следующий:
1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.
2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение.
3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).
3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).
До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет.
На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6.
Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС.
В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:
1. Полная оплата товаров (в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1);
2. Частичная оплата товаров (проводка ДТ 50, КТ 62-1);
3. Предоплата (проводка ДТ 50, КТ 62-2).
Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.
1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.
2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение.
3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).
3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).
До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет.
На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6.
Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС.
В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:
1. Полная оплата товаров (в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1);
2. Частичная оплата товаров (проводка ДТ 50, КТ 62-1);
3. Предоплата (проводка ДТ 50, КТ 62-2).
Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.
Re: Как небольшой фирме организовать учет наличных денег
Штрафы для нарушителей
Грубые нарушения ведения бухгалтерского учета перечислены в ст. 15.11 КоАП РФ. Эта статья позволяет оштрафовать должностное лицо на сумму 5-10 тыс. рублей, а при повторном нарушении — на 10-20 тыс. рублей или дисквалифицировать на два года или меньше.
Нарушения в сфере применения ККТ описаны в ст. 14.5 КоАП РФ.
За неприменение ККТ оштрафуют:
1. должностное лицо или ИП — в размере от ¼ до ½ суммы расчета без применения ККТ, но не менее, чем на 10 тыс. рублей;
2. организацию — в размере от ¾ до полного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 тыс. рублей.
За повторное нарушение или проводку «мимо кассы» суммы от миллиона рублей штраф составит:
1. должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года;
2. ИП и организациям — приостановление деятельности на срок до 90 суток.
За невыдачу чека выпишут предупреждение или штраф:
1. должностному лицу — в размере 2 тыс. рублей;
2. юрлицу — 10 тыс. рублей.
За нарушения правил применения и порядка регистрации ККТ предупредят или оштрафуют:
1. должностное лицо в размере от 1,5 до 3 тыс. рублей;
2. юридическое лицо — от 5 до 10 тыс. рублей.
Чтобы избежать штрафа за неприменение кассы, добровольно сообщите в налоговую инспекцию о своем нарушении.
Согласно абзацу 3 п. 15 ст. 14.5 КоАП РФ вы избежите штрафа, если на момент вашего признания ФНС еще не знала о данном правонарушении.
Грубые нарушения ведения бухгалтерского учета перечислены в ст. 15.11 КоАП РФ. Эта статья позволяет оштрафовать должностное лицо на сумму 5-10 тыс. рублей, а при повторном нарушении — на 10-20 тыс. рублей или дисквалифицировать на два года или меньше.
Нарушения в сфере применения ККТ описаны в ст. 14.5 КоАП РФ.
За неприменение ККТ оштрафуют:
1. должностное лицо или ИП — в размере от ¼ до ½ суммы расчета без применения ККТ, но не менее, чем на 10 тыс. рублей;
2. организацию — в размере от ¾ до полного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 тыс. рублей.
За повторное нарушение или проводку «мимо кассы» суммы от миллиона рублей штраф составит:
1. должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года;
2. ИП и организациям — приостановление деятельности на срок до 90 суток.
За невыдачу чека выпишут предупреждение или штраф:
1. должностному лицу — в размере 2 тыс. рублей;
2. юрлицу — 10 тыс. рублей.
За нарушения правил применения и порядка регистрации ККТ предупредят или оштрафуют:
1. должностное лицо в размере от 1,5 до 3 тыс. рублей;
2. юридическое лицо — от 5 до 10 тыс. рублей.
Чтобы избежать штрафа за неприменение кассы, добровольно сообщите в налоговую инспекцию о своем нарушении.
Согласно абзацу 3 п. 15 ст. 14.5 КоАП РФ вы избежите штрафа, если на момент вашего признания ФНС еще не знала о данном правонарушении.
Re: Как небольшой фирме организовать учет наличных денег
Куда можно потратить наличную выручку из кассы?
Если источник поступления – торговая выручка, то потратить ее можно на следующие цели:
1) Для компании
– зарплата,
– материальная помощь,
– оплата проезда сотрудников,
– оплата путевок,
– выдача денег в подотчет,
– возврат денег покупателю при возврате товара,
– погашение долга перед поставщиком,
– выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
– по операциям банковского платежного агента (субагента).
2) Для индивидуального предпринимателя
– зарплата,
– материальная помощь,
– оплата проезда сотрудников,
– оплата путевок,
– выдача денег в подотчет,
– возврат денег покупателю при возврате товара,
– погашение долга перед поставщиком,
– выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
– по операциям банковского платежного агента (субагента),
– на личные нужды.
Если источником поступления денег является не торговая выручка, а, например, снятие денег с расчетного счета, то такие средства можно потратить на зарплату, выдачу денег в подотчет. Для получения зарплаты (в том числе и аванса) и подотчетных сумм не обязательно, чтобы «природа» денег была – торговая выручка.
Если источник поступления – торговая выручка, то потратить ее можно на следующие цели:
1) Для компании
– зарплата,
– материальная помощь,
– оплата проезда сотрудников,
– оплата путевок,
– выдача денег в подотчет,
– возврат денег покупателю при возврате товара,
– погашение долга перед поставщиком,
– выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
– по операциям банковского платежного агента (субагента).
2) Для индивидуального предпринимателя
– зарплата,
– материальная помощь,
– оплата проезда сотрудников,
– оплата путевок,
– выдача денег в подотчет,
– возврат денег покупателю при возврате товара,
– погашение долга перед поставщиком,
– выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
– по операциям банковского платежного агента (субагента),
– на личные нужды.
Если источником поступления денег является не торговая выручка, а, например, снятие денег с расчетного счета, то такие средства можно потратить на зарплату, выдачу денег в подотчет. Для получения зарплаты (в том числе и аванса) и подотчетных сумм не обязательно, чтобы «природа» денег была – торговая выручка.
Re: Как небольшой фирме организовать учет наличных денег
Можно ли из торговой выручки выдать материальную помощь?
Обратимся к положениям Указаний Центрального банка РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У.
ак указано в пункте 2 Указаний, индивидуальные предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:
– выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
– выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
– выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
– оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
– выдачи наличных денег работникам под отчет;
– возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
– выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».
Кредитные организации вправе расходовать поступающие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации без ограничения целей расходования.
Центральный банк разрешает использовать торговую выручку на выплату социального характера.
А материальная помощь относится к таким социальным выплатам.
Поэтому выдавать материальную помощь из торговой выручки можно.
Обратимся к положениям Указаний Центрального банка РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У.
ак указано в пункте 2 Указаний, индивидуальные предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:
– выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
– выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
– выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
– оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
– выдачи наличных денег работникам под отчет;
– возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
– выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».
Кредитные организации вправе расходовать поступающие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации без ограничения целей расходования.
Центральный банк разрешает использовать торговую выручку на выплату социального характера.
А материальная помощь относится к таким социальным выплатам.
Поэтому выдавать материальную помощь из торговой выручки можно.
Re: Как небольшой фирме организовать учет наличных денег
В какой сумме компания вправе расплатиться со своим поставщиком?
На основании пункта 6 Указаний Центрального банка РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У, наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.
На основании пункта 6 Указаний Центрального банка РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У, наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.
Re: Как небольшой фирме организовать учет наличных денег
Какие выплаты можно совершать из кассы без ограничении?
Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование в соответствии с пунктом 2 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У поступивших в кассы участников наличных расчетов наличных денег в валюте Российской Федерации на следующие цели:
– выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
– на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
– выдачу работникам под отчет.
Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование в соответствии с пунктом 2 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У поступивших в кассы участников наличных расчетов наличных денег в валюте Российской Федерации на следующие цели:
– выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
– на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
– выдачу работникам под отчет.
