Новый порядок заверения копий документов установлен с 1 июля 2017 года введенным в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Работодателям нужно будет по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию.
В том числе документов, выдаваемых работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа.
Отличие от старого порядка, новый порядок заверения копий документов состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), которая заверяется печатью организации.
Требование заверять надлежащим образом документы, выдаваемые работникам, установлено статьей 62 Трудового кодекса.
Ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной - у сотрудника ее не примут.
Поэтому такую ошибку можно квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 Трудового кодекса.
А ответственность за это установлена статьей 5.27 КоАП РФ: предупреждение или наложение административного штрафа
на должностных лиц (и ИП) в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей;
на юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
При повторном нарушении (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ): административный штраф на должностных лиц ( и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 рублей.
