«Упрощенцы» с объектом доходы минус расходы вправе в налоговом учете отражать стоимость ремонта основных средств. После того как работы будут выполнены и оплачены, их стоимость можно включить в расходы. Но при условии — у фирмы есть документы, подтверждающие понесенные затраты (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ ).
Перед тем как начать ремонт, вы должны оформить дефектную ведомость. Ведь затраты должны быть не только документально подтвержденными, но и экономически оправданными. Так вот, дефектная ведомость подтвердит наличие неисправности основного средства и обоснованность ремонта. Кроме того, с ее помощью вы сможете доказать, что провели именно ремонт, а не модернизацию.
Унифицированной формы дефектной ведомости нет. За основу можно взять форму № ОС-16 (она утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7).
Ведомость лучше составить на каждое основное средство, в ней описывают все выявленные повреждения основного средства и указывают какие работы (запчасти) необходимы для его восстановления и срок устранения.
После оформления ведомости, руководитель должен издать приказ о проведении ремонта.
В приказе указывается, каким способом будет отремонтировано имущество: собственными силами или с привлечением подрядных организаций. А также срок проведения ремонта, ответственные за организацию ремонта лица и т. д.
Если ремонт будет проводить сторонняя фирма, с ней нужно заключить договор подряда. Кроме того, утверждается проектно-сметная документация.
А вот использовать унифицированную форму № КС-2 и форму № КС-3 нельзя. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100 и применяются при выполнении капитальных работ и реконструкции.
Если ремонт проводится собственными силами, оформляется калькуляция всех затрат.
В ней указывают все материалы, которые необходимы для ремонта, их количество и стоимость. Приобретая материалы, позаботьтесь о документах, подтверждающих покупку и оплату (накладных, чеках ККТ и т. д.). Передавать материалы в ремонт нужно по лимитно-заборным картам (форма № М-8 ) или требованиям-накладным ( форма № М-11 ). Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.
По окончании ремонта оформляется акт по форме № ОС-3. При этом не важно, собственными силами или с привлечением подрядной организации проводился ремонт.
Кроме того, данные о выполненных работах необходимо занести в раздел 6 инвентарной карточки (форма № ОС-6 ). Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.
