Решения для управления

Канцтовары принимают к учету по накладной от поставщика или на основании авансового отчета (если канцтовары купил сотрудник).

Нельзя списывать канцтовары в расход не оприходовав их на балансовом счете 10, в этом случае компания рискует потерять вычет по НДС. Ведь нет главного условия для вычета – организация не приняла товары на учет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).

Методы учета канцтоваров
1. Кропотливо приходовать каждую позицию.
У инспекторов точно не будет нареканий к такому учету, но он требует много времени.
2. Не учитывать каждую позицию отдельно, а учитывать «Канцтовары» и указывать количество.
При таком учете невозможно контролировать запасы канцтовары, во-первых, стоимость некоторых позиций может сильно различаться, во-вторых, канцтовары не всегда сразу отдают работникам. Часть остается у секретаря или на складе. А списать в расходы можно только канцтовары, которые сотрудники получили и используют в работе.
К такому укрупненному учету налоговые инспекторы предъявляют претензии.
3. Учет канцтоваров по однородным группам.
Это не займет много времени, а учет не искажается, так как стоимость товаров в одной группе примерно одинакова.

Выбранный метод закрепляют в учетной политике в разделе «Сырье и материалы».

Если в чеке без расшифровки указано «Канцтовары» и их количество.
Принять канцтовары к учету как единицу, без разбивки на позиции рискованно, общая сумма без расшифровки не устроит налоговиков. Они могут оспорить расходы.
Нужно попросить сотрудников переделать документы.

Канцтовары списывают в расходы как на ОСНО, так и на УСН.
Компании на ОСНО учитывают канцтовары как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (п.п.24 п.1 ст.264НК РФ).
Компании на УСН включают в расходы после оплаты на основании п.п.17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Ошибочно списывать канцтовары сразу в момент покупки и не оформлять никаких документов. Тогда инспекторы вправе аннулировать затраты и доначислить налог.
Подтверждающие документы нужны всем без исключения.
Поступившие товары приходуют на балансовый счет 10 на основании товарной накладной, а при покупке подотчетным лицом приходуют на основании товарного, кассового чека и авансового отчета.
Если все канцтовары поступают на один склад, достаточно документов на покупку: накладной или чеков.
Если канцтовары поступают на разные склады или к разным материально ответственным лицам (МОЛ), то нужен приходный ордер (п. 49 приказа № 119н).
Можно:
1) использовать унифицированную форму № М-4,
2) бланк разработанный компанией самостоятельно,
3) на накладную поставить штамп и заверить его подписью МОЛ. На оттиске должны быть: название компании, дата получения товаров МОЛ и номер приходного ордера.

Отсутствие приходного ордера не влияет на налоговый учет. Этот документ – часть складского учета, правила которого компания устанавливает сама.

Когда канцтовары передают работникам, их можно списать в расходы.
Нужно составить документ, подтверждающий передачу.
Им может быть требование-накладная по форме № М-11, или разработанная и утвержденная собственная форма.
Главное, чтобы в ней были обязательные реквизиты.
При передаче полученных товаров руководителям подразделений в требовании-накладной в графе «Получил» расписывается руководитель, а если канцтовары передают напрямую сотрудникам, нужно собрать их подписи, чтобы доказать их передачу в эксплуатацию для работы.

Мебель и оргтехника

Учет офисной мебели и техники зависит от её стоимости (относится она к ОС или МПЗ) и даты ввода в эксплуатацию.
С 2016 года граница стоимости ОС в налоговом и бухгалтерском учете разная.
В бухучете основное средство – имущество, которое служит больше года и стоит от 40 тыс. руб. (вы в учетной политике можете установить и меньшую границу).
В налоговом учете амортизируйте имущество от 100 тыс. руб.
По новым правилам учитывают активы, введенные в эксплуатацию после 1 января 2016 года.
МПЗ в расходы включают после передачи в эксплуатацию.
Передача имущества в эксплуатацию подтверждается требованием-накладной.
МПЗ списывают единовременно или в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Если покупка стоит от 40 тыс. до 100 тыс. руб., то в бухгалтерском учете имущество списывают в расходы через амортизацию, а в налоговом – как инвентарь.

Какую офисную технику и инвентарь можно учесть в расходах

1. Бытовая техника для кухни (холодильник, микроволновка, чайник).
ТК РФ требует, чтобы компания обеспечила работникам нормальные условия труда. Организациям на ОСНО чиновники разрешают учитывать такие покупки в расходах.
А вот компаниям на УСН отстоять эти расходы сложнее. Их нет в списке разрешенных (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
2. Кондиционеры и обогреватели, аптечки.
Компании на ОСНО учитывают без проблем.
Компаниям на УСН такие расходы нельзя учесть, так как их нет в перечне из пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
3. Моющие средства, хозяйственные принадлежности и инвентарь для уборки (губки, швабры, метлы, туалетная бумага и т.д.)
Такие расходы учитывают компании как на ОСНО, так и на УСН (подп. 6 п. 1 ст. 264, подп. 10 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
4. Картины, аквариум и другие предметы дизайна, цветы.
Опасно списывать в расходы, инспекторы могут посчитать их необоснованными, так как не связаны с доходами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Входной НДС со стоимости мебели, техники или другого инвентаря принимают к вычету в общем порядке.
Но если покупку не включили в расходы, так как она не связана с доходами, то и НДС принять к вычету нельзя.
Для компании на общей системе основной доход – реализация, она облагается НДС.
Если покупка не связана с доходами, значит, организация не использовала имущество в НДС-операциях.
А раз так, то не выполняется одно из условий для вычета из подпункта 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ.

Вода, чай и сладости
Затраты на чай, кофе или сладости учитывают на счете 10, но не списывают в налоговые расходы. Инспекторы считают, что такие затраты не уменьшают налог.
С этим солидарен и Минфин (письмо от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827).
НДС к вычету также принять нельзя.
При ОСНО затраты на воду и кулер можно учесть в расходах на обеспечение нормальных условий труда (письмо Минфина от 16 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/65965).
Правда, касается это только организаций на ОСНО. У компаний на упрощенке инспекторы снимают такие расходы – письма Минфина от 6 декабря 2013 г. № 03-11-11/53315 и от 1 февраля 2011 г. № 03-11-11/22.
Питьевую воду и кулер учтите на счете 10. А в расходы спишите по мере передачи сотрудникам. Подтвердит передачу требование-накладная. Форма может быть той же, что и для канцтоваров.