За какие нарушения кассовой дисциплины штрафуют компании и ИП

[Irina]

1. Наличная выручка направлена на погашение или выдачу займа
Согласно Указанию Центробанка от 07.10.13 № 3073-У (далее — Указание № 3073-У) организации и предприниматели не вправе расходовать свою наличную выручку на погашение и выдачу займов. Данные выплаты разрешено делать только за счет денег, поступивших в кассу с банковского счета.
Несмотря на это многие компании и ИП все же рассчитываются по займам именно из денег, внесенных в кассу покупателями.
Налоговики зачастую привлекают нарушителей к административной ответственности на основании статьи 15.1 КоАП РФ?
Арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна.
Но нередко судьи соглашаются с инспекторами и подтверждают, что в случае выдачи или возврата займа за счет наличной выручки административный штраф законен.
Поэтому расчетов по займам из наличной выручки лучше по возможности избегать.
2. Лимит наличных расчетов по одному договору превышен
В общем случае наличные расчеты между двумя юридическими лицами, двумя ИП, либо между юридическим лицом и ИП не могут превышать 100 000 руб. по одному договору.
Это прямо следует из Указания № 3073-У.
Несоблюдение данного лимита является административным правонарушением, подпадающим под статью 15.1 КоАП РФ.
Компании, чтобы соблюсти лимит разбивают сумму, превышающую 100 000 рублей, на несколько платежей, и для каждой заключают свой отдельный договор.
В итоге наличные расчеты по каждому такому договору укладываются в лимит, что позволяет формально соблюсти требования Центробанка.
Инспекторы разоблачают уловку и заявляют, что все «мелкие» договоры с одним и тем же контрагентом нужно рассматривать как единую сделку.
Поскольку наличные расчеты по единой сделке в сумме превышают 100 000 рублей, нарушителя необходимо оштрафовать.
Однако суды отклоняют доводы налоговиков и подчеркивают, что подписание нескольких договоров со сходным содержанием не доказывает превышение лимита.
Соответственно, санкцию применять нельзя.
Избежать наказания удается и организациям, которые заключают так называемые рамочные договоры. Это соглашения, где условия сделки не детализированы, а прописаны лишь в общих чертах.
Если организация или предприниматель превысит лимит наличных расчетов по рамочному договору, штраф, скорее всего, платить не придется. Дело в том, что рамочный договор не подходит под определение договора, приведенное в Гражданском кодексе. Действительно, договор считается заключенным, если достигнуто соглашение по всем существенным условиям (п.1 ст. 432 ГК РФ). А для договора купли-продажи существенным является условие о наименовании и количестве товара (п. 3 ст. 455 ГК РФ). Такая информация в рамочном договоре отсутствует, поэтому его нельзя признать договором в целях применения Указания № 3073-У. Отсюда следует, что лимит наличных расчетов по одному рамочному договору соблюдать не обязательно.
3. Обособленное подразделение не ведет кассовую книгу
Для обособленных подразделений, принимающих наличную выручку в собственные кассы, предусмотрен следующий порядок действий.
В момент поступления денег кассир должен оформить приходный кассовый ордер, а в конце дня данные по всем ордерам отразить в кассовой книге.
Затем копию листа кассовой книги необходимо передать в головную организацию, причем порядок и сроки передачи утверждает руководство компании. Эти правила закреплены в Указании Центробанка от 11.03.14 № 3210-У.
На практике компании далеко не всегда придерживаются указанного алгоритма. Самым распространенным нарушением является отсутствие кассовых документов, в том числе кассовой книги. В этом случае подразделения просто сдают выручку в кассу головного офиса без оформления каких-либо бумаг.
Инспекторы при проверке назначают штраф на основании статьи 15.1 КоАП РФ, а организации обжалуют санкции.
Отстаивая свою правоту, налогоплательщики заявляют: раз центральная бухгалтерия ведет кассовую книгу, то подразделениям не обязательно делать то же самое.
Но такие аргументы не принимаются судьями.
С их точки зрения отсутствие записи в кассовой книге подразделения означает, что наличность не оприходована, и кассовая дисциплины не соблюдена.
Как следствие, штрафы признаются законными.
Иногда налогоплательщики считают, что вести кассовую книгу должны лишь те подразделения, которые отвечают критериям, приведенным в Налоговом кодексе.
В статье 11 НК РФ сказано, что одним из критериев обособленного подразделения является его территориальная обособленность от самой организации, в Указании № 3210-У приведен другой (причем, единственный) критерий обособленного подразделения. Это наличие одного или нескольких обособленных рабочих мест. При решении вопроса о соблюдении кассовой дисциплины руководствоваться нужно не Налоговым кодексом, а Указанием № 3210-У.
4. Лимит остатка наличных денег рассчитан исходя из завышенного значения выручки
Организации могут рассчитывать лимит остатка наличных денег одним из двух способов: из объема поступлений либо из объема выдачи наличности.
Компании, выбравшие первый способ, в качестве объема поступлений должны использовать выручку за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги. Об этом говорится в приложении к Указанию № 3210-У.
Проверяя кассовую дисциплину, налоговики контролируют, какие показатели учтены в составе поступлений.
Если сюда помимо выручки включены другие суммы, инспекторы делают вывод, что объем поступлений необоснованно завышен.
Следовательно, завышен и размер лимита. Данное нарушение, по мнению сотрудников ИФНС, подпадает под штраф согласно статье 15.1 КоАП РФ.
Судьи поддерживают налоговиков.

[Irina]

Установление лимита кассы

Лимит кассы не нужно согласовывать с обслуживающим банком, и руководитель организации утверждает его в приказе.
Лимит можно пересмотреть в любое время.
Но лучше это сделать на начало года.
Если ваша компания начиная с текущего года стала удовлетворять критериям отнесения к субъектам малого бизнеса, руководителю целесообразно издать приказ, устанавливающий дату, начиная с которой компания не устанавливает лимит кассы.

[Irina]

Если сотруднику выдан заем из наличной выручки, то запрещено тратить эту наличную выручку на расчеты по аренде недвижимости, выдачу и возврат займов и т. д.
Нарушаемое правило грозит штрафом до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ) и исправление ошибки по кассе обязательно.
Выдачу займа лучше переоформить в подотчет.
Сначала надо взять с работника заявление и переоформить расходный и исправить номер счета.
Неверный номер зачеркивается, ставится правильный, а дату исправления и заверить правки подписями сотрудников, которые оформили документ с расшифровкой фамилии и инициалов.
Затем заказываются наличные в банке.
После получения наличных в кассу, оформляется приходный ордер на возврат подотчетных и расходный на выдачу займа.

Подразделение не должно в головной офис передавать ежедневно копии кассовой книги.
Организация сама вправе решить, с какой периодичностью подразделения будут передавать в головной офис копию листа кассовой книги.
Если этот порядок не записан во внутреннем положении, то надо передавать вторые экземпляры книг каждый день (п. 5.6 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П).

Превышение Лимита по Кассе
Если у вас на конец дня возникло превышение лимита - выдайте излишек денег в подотчет.
Сумма, которая может быть выдана подотчетному лицу, законом не ограничена.
Необходимо обязательно оформить заявление подотчетного лица о выдаче наличных.
При выдаче подотчетных сумм ограничение в 100 000 руб. не действует (абз. 4 п. 6 Указания № 3073-У).
Подотчетное лицо не является участником расчетов, а является физическим лицом.
Участники наличных расчетов - организации и ИП (п. 2 Указания № 3073-У).
Если сотрудник возьмет и вернет в кассу через некоторое время больше 100 000 руб., то это не будет нарушением.
Однако подотчетное лицо не вправе внести в кассу другой организации сумму, превышающую 100 000 руб. по одному договору.

[Irina]

Выдавать и возвращать подотчетные суммы можно наличными из кассы в любой сумме.
Наличный заем, полученный от учредителя, можно не вносить на расчетный счет.

Без лимита в 100 тыс. рублей можно тратить наличные из кассы:
на выдачу сотрудникам зарплаты,
пособий, компенсаций,
подотчетных сумм.
Данный список наличных расходов (Указание № 3073-У) закрытый.

Однако лимит действует только в расчетах между организациями и ИП (п. 2, 6 Указания № 3073-У).
Физическим лицам можно выдавать наличные в любой сумме на другие цели ( к примеру на займы или дивиденды).
За расчеты сверх лимита налоговая может оштрафовать каждого на 50 тыс. рублей по статье 15.1 КоАП РФ.
Здесь не важно, приняла организация деньги сверх лимита или заплатила сама.

[Irina]

Отклонение времени на ККТ не должно превышать пять минут от фактического времени.
В случае если на отпечатанном чеке время отклоняется от реального более чем на 5 минут, это является основанием для привлечения налогоплательщика к административной ответственности.
Информация ФНС от 30 декабря 2015 г.

Разрешается тратить наличную выручку:
1. На выдачу зарплаты,
2. На выплату материальной помощи,
3. На оплату товаров, работ и услуг,
4. На выдачу под отчет,
5. На возврат денег за оплаченные ранее товары и другие цели (пункт 2 Указания ЦБ РФ № 3073-У).

Запрещено расходовать наличные:
• на оплату аренды недвижимости,
• на покупку ценных бумаг,
• на выдачу и возврат займов (п. 4 Указания № 3073-У).