Обязана ли компания восстанавливать первичку
Иногда компания теряет документы до того момента, как истечет срок их хранения.
Из-за отсутствия первички инспекторы могут выписать штраф по статье 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения).
При этом, если документов нет только за один налоговый период, сумма санкций – 10 тыс. руб., а если за несколько – 30 тыс. руб.
Кроме того, проверяющие могут выяснить, что из-за отсутствия бумаг компания занизила базу по налогу.
Тогда организацию ждет штраф в 20 процентов от суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб.
Если компания не отправит документы по требованию, инспекторы могут оштрафовать на 200 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ).
Возможно, сумма не окажется существенной.
Но тут важно другое. Есть риск, что контролеры включат в план выездных проверок компанию, которая не отправила им бумаги.
Потеря документов может привести к неприятным налоговым последствиям, поэтому бумаги лучше восстановить.
Для этого используйте следующий алгоритм.
Сначала руководитель назначает комиссию, которая будет расследовать причины утраты документов.
По результатам расследования она составляет акт.
В нем комиссия сообщает, какие документы были утрачены и по какой причине.
На следующем этапе запрашивают копию документов у контрагента или изготавливают ее сами. Например, если потеряны бумаги по сделке, по которой ваша компания была поставщиком.
Важно, чтобы копия, которую изготовит для вас поставщик, была оформлена по правилам ГОСТ Р 6.30–2003. Иначе инспекторы могут отказать в расходах или вычете НДС.
Когда поставщик будет заверять копию, то ниже реквизита «Подпись» он должен написать «Верно». А после указать свою должность, поставить дату, подпись и ее расшифровку (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003).
Допустим, документы восстановить не получилось.
Например, поставщик, бумаг от которого не хватает, уже ликвидирован.
Тогда составьте акт о том, что документы восстановить невозможно, и укажите причину.
Если вы утратили бумаги по причине пожара, аварии системы отопления или других похожих обстоятельств, а инспекторы выписали штраф, то попробуйте обратиться к судьям. Они часто соглашаются, что компания, которая лишилась бумаг из-за форс-мажора, штрафы платить не должна..
