Аутсорсинг архива

[Irina]

Услуги по аутсорсингу архивов в России довольно свежее явление.
Обращение к частным компаниям, берущими на себя заботы о документации клиента, существенно удобнее и выгоднее, чем самостоятельная работа с архивом.

Однако, торговый представитель компании делает несколько заманчивых предложений:
- возможность хранить документы в течение двух лет бесплатно или за символические деньги,
- оцифровать архив,
- предоставить веб-сервисы по очень низкой цене,
- регистрировать, перевозить и помещать бумаги в архивные короба.
За небольшое вознаграждение каждое.
Бывает даже, что три предложения идут в комплексе – лишь бы договор был подписан.

Чаще всего договор содержит множество подводных камней не в пользу клиента.
- вендер может повышать стоимость своих услуг без обсуждения с клиентом, делая ее даже выше рыночной,
-будет расти плата только за те услуги, которые чаще всего использует заказчик…
Заказчику придется платить даже за то, на что он «не подписывался», если компания периодически устраивает обязательную переупаковку архива, расходы на которую возмещаются из клиентского кармана.
Некоторые компании используют более примитивный способ увеличить свою выручку: они регистрируют документ повторно после каждого поиска, изъятия и возврата и взимают плату за каждую такую регистрацию.

Кроме того, не выполнение обязательства по оперативному поиску и предоставлению нужного документа ( вендер может как перенести доставку на другую дату, или юридически ограничить количество ежедневно выдаваемых коробов), халатное обращение с документами (их порча, потеря, за которую «хранитель» не будет нести никакой ответственности) чаще всего приносят финансовый вред клиенту, а не вендеру, так как контролирующие органы налагают штраф, не получив данные в срок или не дождавшись их вовсе именно на клиента. А хранитель архива остается «чистеньким».

И разрыв договора и поиск нового добросовестного подрядчика не спасает от финансовых издержек: многие компании работают по принципу «Вход – рубль, выход –три рубля». Широко практикуется «компенсация недополученной выгоды»: заказчик, уходящий через полгода при договоре на 5 лет, должен заплатить оставшиеся 4,5 года. Счета к оплате предъявляются отнюдь не маленькие: от 2 до 20 миллионов рублей. Другая штрафная мера – плата за безвозвратное изъятие документов. В среднем по рынку она составляет 80 – 160 рублей. Но если архив имеет внушительные размеры, заказчику придется заплатить за его выемку сумму в несколько десятков миллионов. Досрочное уничтожение документов стоит так же, как их изъятие или снятие с учета. Возможно судебное разрешение конфликта, но его нельзя назвать панацеей. Договор все-таки был подписан, а внесение в него каких-то пунктов без обсуждения еще нужно доказать.

И всегда лучшей тактикой была доскональное изучение договора на начальном этапе. И при этом важно понимать, что качественная услуга не может стоить дешево.
Хорошие архивные компании предоставляют хотя бы три варианта услуг:
- полноценный аутсорсинг,
- заключение рамочного договора на аутсорсинг , подразумевающего последующее уточнение обязательств и деталей,
- консалтинговые услуги.
Последний сценарий используется, если клиент будет работать с архивом самостоятельно, перенимая технологии у компании-вендера.
Наиболее безопасным подходом можно считать заключение договоров с двумя-тремя архивными компаниями при передаче им небольшого объема документов.
И только потом расширять сотрудничество с той компанией , которая предлагает наиболее выгодное соотношение «цена - качество».
Еще одним этапом «системы безопасности» можно сделать собственный шаблон договора, прилагаемого к тендерным документам и обязательного для подписания вендером. В этом документе должны быть прописаны те самые пункты, на которых наиболее часто прогорают заказчики:
-отсутствие штрафных санкций со стороны архивной компании;
-удобное заказчику максимальное количество архивных коробов, выдаваемых за день;
-гибкие сроки договора с возможной пролонгацией;
-соглашение об уровне услуг;
-фиксированная и «прозрачная» ценовая политика;
-установленная ответственность архивной компании за потерю или порчу документов, вплоть до денежного штрафа за единицу;
-доступ к веб-сервису, отражающему актуальную опись, места хранения и операции по перемещению документов.

Как спасти компанию от кабального договора с архивной компанией

1. Гибкие сроки договора. Наиболее безопасный вариант – 12 месяцев с автоматическим продлением. Если вы упустили пункты-сюрпризы, вам не придется ждать несколько лет, пока закончится контракт. На практике договор обычно заключается от 11 месяцев до 5 лет.

2. Понятное ценообразование и индексация цен. Большая удача – заключить договор с фиксированной ценой на весь срок его действия. Если вы согласились с индексацией цен, то необходимо точно указать, при каких условиях и в каком размере цены могут быть повышены.

3. Отсутствие непредсказуемых штрафных санкций при расторжении договора. В тексте должны быть четко прописаны условия расторжения вашего соглашения.

4. Объем выдаваемых архивных коробов в день. Возможности зоны разгрузки ограниченны. То же самое относится и к возможностям заказчика. Принять более 1000 коробов в день – пожалуй, тот максимум, которым следует ограничиться.

5. Ответственность архивной компании. Важно быть конкретным! Не допускайте туманных формулировок вроде «документально подтвержденные убытки будут компенсированы…». Определите конкретную ответственность за потерю или повреждение документов: например, 100 руб. за единицу учета.

6. Удобная система учета хранения и перемещения документов. Удобно то, что работает быстро. Оптимально, если архивная компания может предоставить доступ к веб-кабинету, в котором отражаются актуальные описи документов с указанием места хранения (офис или хранилище), а также история заказов.


7. Сервис на уровне. Соглашение об уровне предоставления услуг (SLA) позволит заказчику иметь рычаги влияния на исполнителя. К примеру, поторопить архивную компанию в исполнении запросов на доставку документов.

Проще всего защитить интересы своей компании готовым шаблоном договора в составе тендерной документации. К ней необходимо приложить гарантийное письмо, в котором указано, что исполнитель обязуется подписать шаблон договора. Отказ от подписания будет равнозначен поражению в конкурсе.

Голубая мечта любой аутсорсинговой компании – заполучить контракт на выполнение всех услуг (хранение, обработка, сканирование и т.д.), что для заказчика сопряжено с большими рисками. Сочетание аутсорсинга с рамочным проектом повышает шансы избежать драконовских санкций. В этом случае разные виды услуг оказываются в рамках разных договоров: например, хранение по одному, сканирование – по другому. Еще одна альтернатива полному аутсорсингу – архивный консалтинг. Если требования закона или корпоративные стандарты накладывают ограничения на работу с документами (соблюдение конфиденциального режима), то единственное решение – взять знания на стороне и сделать все самостоятельно.

Те, кто уже подписал договор со сторонней архивной компанией, может диверсифицировать риски путем заключения соглашений с 2-3 другими исполнителями. Наращивать объемы сотрудничества будет целесообразно с тем поставщиком услуг, который в наибольшей степени соответствует вашим ожиданиям. И независимо от схемы архивного аутсорсинга, важно помнить простую истину: качественное обслуживание не может быть бесплатным.

[yarickMr]

Доброго времени суток, подскажите софт для ведения архива на предприятии, 1с архив по-моему подходит, но стоит несколько десятков т. рублей, может существуют аналоги дешевле?спасибо

[Maxim]

Добрый день!

Нашей компанией разработана программа для создания и ведения архива на предприятии. http://www.softfinans.ru/archive.php
Программа "Архивариус" полностью бесплатная, для её работы мы используем бесплатную СУБД "Firebird". Поэтому не требуется покупать никакие лицензии, оплачивать обновления и дополнительное программное обеспечение.
Единственное за что мы берем деньги с заказчика, это доработка программы под его требования. При необходимости мы сопровождаем программу и реализуем её дополнительные модификации.
Объем и стоимость этих работ зависит только от Вас. Многим нашим пользователям дальнейшее сопровождение программы с нашей стороны не потребовалось.