С 2015 года существенно упростилась процедура направления сотрудников в командировку.
Организация не обязана оформлять для них командировочное удостоверение и служебное задание.
А работники не должны представлять отчёт о том, что задание выполнено.
Однако вести документооборот в целях внутреннего контроля нужно.
На что стоит обратить особое внимание.
Цель командировки
Цель командировки – выполнение определённого служебного поручения вне места постоянной работы.
Это служебное поручение достаточно зафиксировать в приказе о направлении в командировку.
Такой вывод следует из новой редакции п. 3 Положения № 749.
Можно:
составить приказ по унифицированной форме № Т-9 или Т-9а;
— применять самостоятельно разработанные формы.
— Унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания.
Целесообразно разработать и — утвердить собственную форму приказа о направлении сотрудника в командировку.
Срок командировки
Срок пребывания в месте командировки следует определять по проездным документам.
Такой подход вполне логичен.
Ведь фактический срок командировки – это период с даты выезда от места постоянной работы до даты прибытия обратно.
На это прямо указывает п. 4 Положения № 749.
Поэтому регистрация времени прибытия в пункт командировки и выбытия из него зачастую лишняя трата времени и бумаги.
Срок командировки будет в любом случае определён по проездным документам, а не по командировочному удостоверению.
Действующим законодательством не предусмотрено обязательное совпадение рассматриваемых дат в качестве необходимого условия для возмещения работнику командировочных расходов. Например, такое возможно, когда на дату завершения служебного задания нет рейсов до места работы.
Отчёт о выполнении служебного задания
Сотрудник отчитывался о проделанной в командировке работе непосредственно в бланке служебного задания.
Но в связи с отменой этого бланка отпала и необходимость в формальном отчёте.
Положение № 749 не содержит такого требования.
Однако это не влияет на права работодателя, установленные трудовым законодательством, в частности:
требовать от сотрудника выполнения в командировке служебного поручения;
требовать представления результатов исполнения поручения (если таковые возможны). Например, подписание документов или их доставка, представление документов, свидетельствующих об обучении и т. п.;
привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.
Это следует из совокупности положений аб. 2 ч. 2 ст. 21, аб. 5 и 6 ч. 1 ст. 22, ст. 166, ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ).
Документооборот по новым правилам
1) издание приказа (распоряжения) руководителя о направлении сотрудника в командировку;
2) подача сотрудником заявления о выдаче ему подотчётных сумм (на основании приказа);
3) фиксация выбытия сотрудника в командировку в специальном журнале, например, на основании приказа руководителя;
4) по возвращении из командировки представление сотрудником в бухгалтерию:
— авансового отчёта и подтверждающих документов к нему – проездные билеты, квитанции за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. п.;
— пояснительных записок (при необходимости).
5) окончательный расчёт по авансовому отчёту.
Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
Re: Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
Подтверждение использования личного транспорта в командировке
Служебная записка не подтверждает использование личного транспорта во время командировки.
Таким подтверждением в целях расчета налога на прибыль служат любые первичные документы бухгалтерского учета, свидетельствующие о нахождении работника в пути к месту командирования и обратно.
Фактический срок его пребывания в командировке также можно подтвердить этими документами.
Вопрос:
О документальном подтверждении для целей налога на прибыль срока пребывания в служебной командировке и использования работником личного транспорта (легкового автомобиля, мотоцикла) для проезда к месту командирования и обратно.
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 20 апреля 2015 г. N 03-03-06/22368
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу применения пункта 7 Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 и сообщает следующее.
Согласно статье 167 Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
В пункте 7 Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" сказано, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
По мнению Департамента, в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на личном транспорте, учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования личного транспорта могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно. Считаем, что служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.
Одновременно сообщаем, что Минтруд России готовит проект постановления Правительства Российской Федерации "О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные".
Настоящее письмо не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.С.КИЗИМОВ
Служебная записка не подтверждает использование личного транспорта во время командировки.
Таким подтверждением в целях расчета налога на прибыль служат любые первичные документы бухгалтерского учета, свидетельствующие о нахождении работника в пути к месту командирования и обратно.
Фактический срок его пребывания в командировке также можно подтвердить этими документами.
Вопрос:
О документальном подтверждении для целей налога на прибыль срока пребывания в служебной командировке и использования работником личного транспорта (легкового автомобиля, мотоцикла) для проезда к месту командирования и обратно.
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 20 апреля 2015 г. N 03-03-06/22368
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу применения пункта 7 Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 и сообщает следующее.
Согласно статье 167 Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
В пункте 7 Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" сказано, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
По мнению Департамента, в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на личном транспорте, учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования личного транспорта могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно. Считаем, что служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.
Одновременно сообщаем, что Минтруд России готовит проект постановления Правительства Российской Федерации "О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные".
Настоящее письмо не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.С.КИЗИМОВ
Однодневная командировка
Однодневная командировка
Минтруд уточнил, как в целях освобождения от страховых взносов подтвердить расходы работника при направлении в однодневную командировку
Сумма возмещения расходов, связанных с поездкой работника в однодневную командировку, не облагается страховыми взносами только при наличии документов, подтверждающих понесенные затраты (в частности, чеков, квитанций и счетов о предоставлении услуг и работ). В противном случае такие выплаты придется включить в базу для начисления взносов.
Такой вывод следует из письма Минтруда России от 01.04.15 № 17-3/В-156.
Чиновники напоминают, что служебные поездки сроком на один день командировками не являются, поэтому суточные при таких поездках не выплачиваются
(п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).
Однако работодатель может заменить суточные компенсацией «иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя».
Это предусмотрено статьей 168 ТК РФ.
В таком случае данные денежные средства не облагаются страховыми взносами как компенсации, предусмотренные подпунктом «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ.
Аналогичный подход, по мнению чиновников Минтруда, следует применять и в отношении начисления страховых взносов «на травматизм».
Согласно статье 168 ТК РФ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом.
Таким образом, порядок возмещения иных расходов, произведенных работником при направлении в однодневную командировку, в том числе перечень документов, подтверждающих расходы, и требования к этим документам (в частности, форма, сведения) определяются коллективным договором или локальным актом предприятия. По мнению авторов письма, в такими документам могут быть чеки, квитанции и счета о предоставлении услуг и работ.
Если же за однодневную командировку работнику выплачены денежные средства без документального подтверждения понесенных им расходов, то страховые взносы придется начислить на всю сумму выплаты.
Минтруд уточнил, как в целях освобождения от страховых взносов подтвердить расходы работника при направлении в однодневную командировку
Сумма возмещения расходов, связанных с поездкой работника в однодневную командировку, не облагается страховыми взносами только при наличии документов, подтверждающих понесенные затраты (в частности, чеков, квитанций и счетов о предоставлении услуг и работ). В противном случае такие выплаты придется включить в базу для начисления взносов.
Такой вывод следует из письма Минтруда России от 01.04.15 № 17-3/В-156.
Чиновники напоминают, что служебные поездки сроком на один день командировками не являются, поэтому суточные при таких поездках не выплачиваются
(п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).
Однако работодатель может заменить суточные компенсацией «иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя».
Это предусмотрено статьей 168 ТК РФ.
В таком случае данные денежные средства не облагаются страховыми взносами как компенсации, предусмотренные подпунктом «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ.
Аналогичный подход, по мнению чиновников Минтруда, следует применять и в отношении начисления страховых взносов «на травматизм».
Согласно статье 168 ТК РФ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом.
Таким образом, порядок возмещения иных расходов, произведенных работником при направлении в однодневную командировку, в том числе перечень документов, подтверждающих расходы, и требования к этим документам (в частности, форма, сведения) определяются коллективным договором или локальным актом предприятия. По мнению авторов письма, в такими документам могут быть чеки, квитанции и счета о предоставлении услуг и работ.
Если же за однодневную командировку работнику выплачены денежные средства без документального подтверждения понесенных им расходов, то страховые взносы придется начислить на всю сумму выплаты.
Re: Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
Конкретизирован перечень документов, подтверждающих нахождение работника в командировке
Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771 "О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта "б" пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства РФ по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 марта 2013 г. N 257"
Так, например, закреплено, что в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования.
При проживании в гостинице такой срок подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг.
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке его пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Кроме того, утрачивает силу пункт 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, предусматривающего порядок и форму ведения работодателем учета командированных работников (форма Журнала учета утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н).
Изменения вступают в силу с 8 августа 2015 года.
Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771 "О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта "б" пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства РФ по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 марта 2013 г. N 257"
Так, например, закреплено, что в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования.
При проживании в гостинице такой срок подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг.
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке его пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Кроме того, утрачивает силу пункт 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, предусматривающего порядок и форму ведения работодателем учета командированных работников (форма Журнала учета утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н).
Изменения вступают в силу с 8 августа 2015 года.
Re: Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
Отменяют суточные для командировок по России
Минфин предлагает вместо "расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные)" ввести понятие "расходы, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при направлении работника в служебную командировку за пределы РФ".
А положение "иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя" заменить на "иные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства".
Получается, что понятие суточных останется только для командировок внутри РФ.
За однодневные командировки по России формально суточные не положены.
Минфин предлагает вместо "расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные)" ввести понятие "расходы, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при направлении работника в служебную командировку за пределы РФ".
А положение "иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя" заменить на "иные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства".
Получается, что понятие суточных останется только для командировок внутри РФ.
За однодневные командировки по России формально суточные не положены.
Формы учета командированных работников отменяются с 19.10.2015
Формы учета командированных работников отменяются с 19 октября 2015 года
Приказом от 17.09.2015 № 646н Минтруд отменил приказ Минздравсоцразвития, которым утверждены порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.
Приказ вступит в силу 19 октября 2015 года.
Постановлением правительства РФ от 29.07.2015 N 771 признан утратившим силу пункт 8 постановления 749, в котором упоминались порядок и формы учета указанных работников. В соответствии с этим пунктом и действовал отменяемый приказ.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 17 сентября 2015 года № 646н
О признании утратившим силу приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 сентября 2009 г. № 739н "Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы"
Приказываю:
Признать утратившим силу приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 сентября 2009 г. N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 13 октября 2009 г., N 15008).
Министр
М.А. Топилин
Приказом от 17.09.2015 № 646н Минтруд отменил приказ Минздравсоцразвития, которым утверждены порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.
Приказ вступит в силу 19 октября 2015 года.
Постановлением правительства РФ от 29.07.2015 N 771 признан утратившим силу пункт 8 постановления 749, в котором упоминались порядок и формы учета указанных работников. В соответствии с этим пунктом и действовал отменяемый приказ.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 17 сентября 2015 года № 646н
О признании утратившим силу приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 сентября 2009 г. № 739н "Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы"
Приказываю:
Признать утратившим силу приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 сентября 2009 г. N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 13 октября 2009 г., N 15008).
Министр
М.А. Топилин
Re: Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
подтверждение срока нахождения в командировке при отсутствии проездных документов
Если поездка в командировку совершена на автомобиле сторонней автотранспортной компании без оформления проездных билетов, то срок нахождения в командировке можно определить по служебной записке и по документам, подтверждающим маршрут следования транспорта.
В случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердит служебная записка и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 24 ноября 2015 года № СД-4-3/20427
О подтверждении сроков командировки
Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо по вопросу документального подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования, при использовании для поездки в командировку автотранспорта сторонней организации на основании соответствующего договора перевозки, и сообщает следующее.
До 08.01.2015 в соответствии с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках) фактический срок пребывания работника в месте командирования определялся по отметкам в командировочном удостоверении о дате выезда (приезда) в место командирования.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 1595 в Положение о командировках внесены изменения, в соответствии с которыми с 08.01.2015 при направлении работника в служебную командировку не нужно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке.
С 08.08.2015 вступило в силу постановление Правительства Российской Федерации от 29.27.2015 № 771, которым урегулированы некоторые вопросы, возникшие в связи с внесением изменений в Положение о командировках постановлением Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 1595.
Пунктом 7 Положения о командировках (в редакции постановления Правительства Российской Федерации № 771) предусмотрены варианты подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в зависимости от способа проезда в командировку и обратно.
Так, согласно Положению о командировках фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
Абзацем 2 пункта 7 Положения о командировках также предусмотрен способ подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности).
Если поездка в командировку совершена на автомобиле сторонней автотранспортной компании без оформления проездных билетов, то срок нахождения в командировке можно определить по служебной записке и по документам, подтверждающим маршрут следования транспорта.
В случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердит служебная записка и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 24 ноября 2015 года № СД-4-3/20427
О подтверждении сроков командировки
Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо по вопросу документального подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования, при использовании для поездки в командировку автотранспорта сторонней организации на основании соответствующего договора перевозки, и сообщает следующее.
До 08.01.2015 в соответствии с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках) фактический срок пребывания работника в месте командирования определялся по отметкам в командировочном удостоверении о дате выезда (приезда) в место командирования.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 1595 в Положение о командировках внесены изменения, в соответствии с которыми с 08.01.2015 при направлении работника в служебную командировку не нужно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке.
С 08.08.2015 вступило в силу постановление Правительства Российской Федерации от 29.27.2015 № 771, которым урегулированы некоторые вопросы, возникшие в связи с внесением изменений в Положение о командировках постановлением Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 1595.
Пунктом 7 Положения о командировках (в редакции постановления Правительства Российской Федерации № 771) предусмотрены варианты подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в зависимости от способа проезда в командировку и обратно.
Так, согласно Положению о командировках фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
Абзацем 2 пункта 7 Положения о командировках также предусмотрен способ подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности).
Re: Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
Поездки работников на такси: как включить расходы в базу налога на прибыль
Организация вправе отнести в состав расходов затраты, связанные с перевозкой работников службами такси.
Об этом сообщает Минфин РФ в письме № 03-03-06/1/69181 от 27 ноября 2015 года.
Данные расходы учитываются, если они обусловлены технологическими особенностями производства, либо предусмотрены трудовыми или коллективными договорами. Кроме того, эти расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Организация вправе отнести в состав расходов затраты, связанные с перевозкой работников службами такси.
Об этом сообщает Минфин РФ в письме № 03-03-06/1/69181 от 27 ноября 2015 года.
Данные расходы учитываются, если они обусловлены технологическими особенностями производства, либо предусмотрены трудовыми или коллективными договорами. Кроме того, эти расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Оформление командировок в 2016 году
При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ – приказ (распоряжение).
К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:
– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);
– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);
– авансовый отчет.
Приказ на командировку
Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).
Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя.
То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано.
Большинство организаций используют для этого приказ (распоряжение).
Что касается формы такого приказа, то можно использовать:
– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.
В приказе укажите следующую информацию:
– наименование организации;
– наименование документа и дату его составления;
– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;
– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);
– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;
– цель командировки;
– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);
– основание издания приказа;
– организацию, которая оплатит работнику командировочные расходы.
В общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):
– на проезд;
– на наем жилого помещения;
– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);
– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).
Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.
Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо).
Документы, подтверждающие срок командировки
По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749).
Она необходима в трех случаях:
– при использовании служебного транспорта;
– при использовании личного транспорта;
– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.
Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендуется приказом руководителя организации утвердить образец бланка.
К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы).
Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.
Если работник передвигался на общественном транспорте
Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты.
В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.
Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ.
Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085).
При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор.
Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.
Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:
– цену номера (места в номере);
– период проживания в гостинице.
Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.
Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).
Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица.
Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения.
Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ.
При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.
Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ.
Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки).
Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.
А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322.
В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.
Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:
– маршрут/квитанция электронного билета;
– багажная квитанция на бумажном носителе;
– посадочный талон.
При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом.
Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию.
Если сотрудник ездил на машине
В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):
– путевой или маршрутный лист;
– счета;
– квитанции;
– кассовые чеки;
– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).
Авансовый отчет
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.
К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).
В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).
Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможен и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано.
То есть по авансовому отчету имеется перерасход.
В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы.
Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения.
Основании выдачи денег - расходный кассовый ордер (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»).
Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.
Журналы учета командировок
Больше не надо вести два журнала:
– учета работников, выбывающих в служебные командировки;
– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.
Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.
С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов.
Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:
– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);
– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);
– авансовый отчет.
Приказ на командировку
Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).
Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя.
То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано.
Большинство организаций используют для этого приказ (распоряжение).
Что касается формы такого приказа, то можно использовать:
– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.
В приказе укажите следующую информацию:
– наименование организации;
– наименование документа и дату его составления;
– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;
– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);
– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;
– цель командировки;
– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);
– основание издания приказа;
– организацию, которая оплатит работнику командировочные расходы.
В общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):
– на проезд;
– на наем жилого помещения;
– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);
– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).
Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.
Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо).
Документы, подтверждающие срок командировки
По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749).
Она необходима в трех случаях:
– при использовании служебного транспорта;
– при использовании личного транспорта;
– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.
Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендуется приказом руководителя организации утвердить образец бланка.
К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы).
Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.
Если работник передвигался на общественном транспорте
Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты.
В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.
Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ.
Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085).
При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор.
Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.
Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:
– цену номера (места в номере);
– период проживания в гостинице.
Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.
Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).
Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица.
Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения.
Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ.
При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.
Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ.
Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки).
Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.
А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322.
В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.
Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:
– маршрут/квитанция электронного билета;
– багажная квитанция на бумажном носителе;
– посадочный талон.
При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом.
Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию.
Если сотрудник ездил на машине
В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):
– путевой или маршрутный лист;
– счета;
– квитанции;
– кассовые чеки;
– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).
Авансовый отчет
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.
К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).
В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).
Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможен и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано.
То есть по авансовому отчету имеется перерасход.
В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы.
Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения.
Основании выдачи денег - расходный кассовый ордер (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»).
Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.
Журналы учета командировок
Больше не надо вести два журнала:
– учета работников, выбывающих в служебные командировки;
– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.
Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.
С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов.
Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Налоговые отличия служебной поездки от командировки
Налоговые отличия служебной поездки от командировки
Работа, которая осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не относится к командировкам.
Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя возмещать персоналу расходы, связанные со служебными поездками, при выполнении такой работы (ст. 168.1 ТК РФ).
Соответственно, данные расходы могут быть полностью учтены при расчете базы по налогу на прибыль.
Для целей расчета НДФЛ выплаты, направленные на возмещение, в том числе суточные, не нормируются.
Они освобождаются от данного налога в фактических размерах (письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131).
Служебная поездка дистанционного работника в место нахождения своего работодателя является командировкой.
Затраты на нее могут быть учтены при расчете базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).
Законодательством не предусмотрено оформление командировки для физического лица, работающего в организации по гражданско-правовому договору, поэтому оплата проезда, проживания и других расходов такого лица не относится к командировочным.
По общему правилу эти выплаты признаются доходом физического лица.
Если перечисленные расходы были понесены непосредственно физическим лицом, оно имеет право заявить по ним профессиональный налоговый вычет при наличии подтверждающих документов.
Для целей НДФЛ к поездкам лиц, находящихся во властном или административном подчинении организации или являющихся членами ее органов управления и прибывающим (выезжающим) для участия в заседании органов управления, применяются нормы о командировках (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Суммы возмещения расходов не облагаются НДФЛ.
Для целей налога на прибыль аналогичных норм не установлено.
Более того, действует прямой запрет учитывать в расходах выплаты членам совета директоров (п. 48.8 ст. 270 НК РФ).
Работа, которая осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не относится к командировкам.
Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя возмещать персоналу расходы, связанные со служебными поездками, при выполнении такой работы (ст. 168.1 ТК РФ).
Соответственно, данные расходы могут быть полностью учтены при расчете базы по налогу на прибыль.
Для целей расчета НДФЛ выплаты, направленные на возмещение, в том числе суточные, не нормируются.
Они освобождаются от данного налога в фактических размерах (письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131).
Служебная поездка дистанционного работника в место нахождения своего работодателя является командировкой.
Затраты на нее могут быть учтены при расчете базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).
Законодательством не предусмотрено оформление командировки для физического лица, работающего в организации по гражданско-правовому договору, поэтому оплата проезда, проживания и других расходов такого лица не относится к командировочным.
По общему правилу эти выплаты признаются доходом физического лица.
Если перечисленные расходы были понесены непосредственно физическим лицом, оно имеет право заявить по ним профессиональный налоговый вычет при наличии подтверждающих документов.
Для целей НДФЛ к поездкам лиц, находящихся во властном или административном подчинении организации или являющихся членами ее органов управления и прибывающим (выезжающим) для участия в заседании органов управления, применяются нормы о командировках (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Суммы возмещения расходов не облагаются НДФЛ.
Для целей налога на прибыль аналогичных норм не установлено.
Более того, действует прямой запрет учитывать в расходах выплаты членам совета директоров (п. 48.8 ст. 270 НК РФ).
