Какие расходы могут быть отнесены к командировочным?
Перечень расходов, возмещаемых в связи со служебной командировкой, носит открытый характер. К ним могут быть отнесены любые затраты, произведенные работником с разрешения работодателя.
В расходы на командировки включены (п. 3 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):
- суточные;
- расходы на проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
- расходы по найму жилого помещения;
- оплата услуг связи;
- расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз;
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Для целей как НДФЛ, так и налога на прибыль командировочные расходы могут быть признаны при условии, что они:
- фактически произведены;
- документально подтверждены;
- носят целевой характер.
Нормируемыми расходами являются суточные.
При отсутствии документального подтверждения также нормируются возмещение при однодневных командировках и расходы на наем жилого помещения.
Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
Re: Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
С 2008 года в доход работника, не облагаемый НДФЛ, включаются суточные не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).
В таких же размерах освобождаются от налогообложения суммы в счет оплаты найма жилого помещения в случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки.
В таких же размерах освобождаются от налогообложения суммы в счет оплаты найма жилого помещения в случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки.
Re: Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
Когда можно учитывать суточные по однодневной командировке в расходах организации для целей расчета налога на прибыль и не учитывать в доходах работника для целей расчета НДФЛ?
При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Однако организация должна возмещать физическому лицу его расходы, произведенные с ее разрешения или ведома.
Такие выплаты освобождаются от НДФЛ без документального подтверждения в размерах, установленных для суточных (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Данный вывод сделал ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
При однодневных командировках организация может не учитывать в доходах работника для целей расчета НДФЛ только сумму, не превышающую установленные лимиты.
В противном случае возникает риск спора с налоговыми органами.
Что касается налога на прибыль, то расходы по возмещению затрат, произведенных в служебной однодневной командировке, учитываются при расчете налоговой базы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005).
При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Однако организация должна возмещать физическому лицу его расходы, произведенные с ее разрешения или ведома.
Такие выплаты освобождаются от НДФЛ без документального подтверждения в размерах, установленных для суточных (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Данный вывод сделал ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
При однодневных командировках организация может не учитывать в доходах работника для целей расчета НДФЛ только сумму, не превышающую установленные лимиты.
В противном случае возникает риск спора с налоговыми органами.
Что касается налога на прибыль, то расходы по возмещению затрат, произведенных в служебной однодневной командировке, учитываются при расчете налоговой базы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005).
Re: Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
С 1 января 2016 года датой получения дохода при расчете НДФЛ будет считаться последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ в ред. Федерального закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ).
Это значит, что независимо от момента выплаты денежных средств перерасчет доходов (расходов) командированного работника, выраженных в иностранной валюте, будет производиться на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
В зависимости от колебаний курса иностранной валюты на дату ее фактической выплаты и на дату признания факта получения дохода может значительно измениться размер выплаты, освобождаемой от налогообложения.
При отъезде работника в место командировки накануне выходных дней или выезде из места командировки после выходных дней расходы принимаются в расчет базы по налогу на прибыль в общеустановленном порядке (п. 2 письма ФНС России от 20.08.2014 № СА-4-3/16564@).
Для учета в базе по налогу на прибыль, в качестве командировочных иных расходов, приходящихся на дни перед началом или после окончания командировки, необходимо изменение ее сроков приказом работодателя.
В части НДФЛ спор с налоговыми органами может вызвать ситуация, когда работник в месте командировки до ее начала или после ее окончания проводит отпуск.
Они могут посчитать оплату проезда доходом, полученным физическим лицом в натуральной форме (письмо Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246).
По общему правилу порядок и размеры возмещения работникам коммерческих организаций расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Если специальных норм указанные документы не содержат, то к расходам могут быть отнесены затраты на проезд любым классом, включая пользование залом повышенной комфортности (письмо Минфина России от 05.03.2014 № 03-03-10/9545).
При этом оплата работодателем стоимости проезда, например, в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью сервисных услуг, предоставляемых в таких вагонах, освобождается от обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 02.07.2015 № 03-04-06/38183).
Возможно, что ограничения, в частности на пользование бизнес-классом, установлены организацией для всех или некоторых категорий работников.
При наличии решения работодателя о возмещении работнику расходов на командировку в фактических размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, а также документального подтверждения таких расходов, суммы выплат не облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364).
В командировке работник вправе в производственных целях воспользоваться услугами автомобильного транспорта, включая такси (письма Минфина России от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 28.09.2011 № 03-04-06/6-241).
Поскольку транспортные услуги произведены в интересах работодателя, то их оплата возмещается сотруднику наравне с прочими командировочными расходами и не облагается НДФЛ.
Для подтверждения расходов на оплату такси работник должен иметь кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности.
Документ должен содержать обязательные реквизиты, которые указаны в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров.
Если проезд в место командирования осуществлялся на служебном или личном транспорте, работник в целях подтверждения расходов должен оформить служебную записку с приложением путевых листов, кассовых чеков о приобретении ГСМ и других оправдательных документов.
Это значит, что независимо от момента выплаты денежных средств перерасчет доходов (расходов) командированного работника, выраженных в иностранной валюте, будет производиться на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
В зависимости от колебаний курса иностранной валюты на дату ее фактической выплаты и на дату признания факта получения дохода может значительно измениться размер выплаты, освобождаемой от налогообложения.
При отъезде работника в место командировки накануне выходных дней или выезде из места командировки после выходных дней расходы принимаются в расчет базы по налогу на прибыль в общеустановленном порядке (п. 2 письма ФНС России от 20.08.2014 № СА-4-3/16564@).
Для учета в базе по налогу на прибыль, в качестве командировочных иных расходов, приходящихся на дни перед началом или после окончания командировки, необходимо изменение ее сроков приказом работодателя.
В части НДФЛ спор с налоговыми органами может вызвать ситуация, когда работник в месте командировки до ее начала или после ее окончания проводит отпуск.
Они могут посчитать оплату проезда доходом, полученным физическим лицом в натуральной форме (письмо Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246).
По общему правилу порядок и размеры возмещения работникам коммерческих организаций расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Если специальных норм указанные документы не содержат, то к расходам могут быть отнесены затраты на проезд любым классом, включая пользование залом повышенной комфортности (письмо Минфина России от 05.03.2014 № 03-03-10/9545).
При этом оплата работодателем стоимости проезда, например, в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью сервисных услуг, предоставляемых в таких вагонах, освобождается от обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 02.07.2015 № 03-04-06/38183).
Возможно, что ограничения, в частности на пользование бизнес-классом, установлены организацией для всех или некоторых категорий работников.
При наличии решения работодателя о возмещении работнику расходов на командировку в фактических размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, а также документального подтверждения таких расходов, суммы выплат не облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364).
В командировке работник вправе в производственных целях воспользоваться услугами автомобильного транспорта, включая такси (письма Минфина России от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 28.09.2011 № 03-04-06/6-241).
Поскольку транспортные услуги произведены в интересах работодателя, то их оплата возмещается сотруднику наравне с прочими командировочными расходами и не облагается НДФЛ.
Для подтверждения расходов на оплату такси работник должен иметь кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности.
Документ должен содержать обязательные реквизиты, которые указаны в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров.
Если проезд в место командирования осуществлялся на служебном или личном транспорте, работник в целях подтверждения расходов должен оформить служебную записку с приложением путевых листов, кассовых чеков о приобретении ГСМ и других оправдательных документов.
Расходы работника на питание в командировке.
Расходы работника на питание в командировке.
В числе самостоятельного вида командировочных расходов компенсация питания как выплата, освобождаемая от НДФЛ, не предусмотрена (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако предоставление питания в составе другой услуги закреплено, например, Правилами перевозок пассажиров.
Поэтому при невозможности раздельного приобретения указанной услуги дохода, облагаемого НДФЛ, не возникает.
Аналогичный подход следует применять и в отношении распространенной в большинстве гостиниц практики включения в стоимость проживания завтрака.
При этом, чтобы избежать налоговых рисков, компания должна иметь счет гостиницы, в котором никакие дополнительные услуги не выделены.
В счет гостиничных услуг может быть включена стоимость посещения работником бассейна, сауны и других подобных объектов.
Компенсация работодателем указанных расходов не уменьшает базу по налогу на прибыль (ст. 270 НК РФ) и формирует доход физического лица, облагаемый НДФЛ (ст. 211 НК РФ).
При участии командированного работника в представительских мероприятиях (обед, ужин) образуется доход, который не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-06/4-348).
Необходимость участия работника в представительском мероприятии в интересах организации можно доказать отчетом о его проведении, из которого следует наличие непосредственной связи между предметом переговоров, в рамках которых проводится мероприятие, и служебными обязанностями, предусмотренными в трудовом договоре (контракте) с работником.
В числе самостоятельного вида командировочных расходов компенсация питания как выплата, освобождаемая от НДФЛ, не предусмотрена (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако предоставление питания в составе другой услуги закреплено, например, Правилами перевозок пассажиров.
Поэтому при невозможности раздельного приобретения указанной услуги дохода, облагаемого НДФЛ, не возникает.
Аналогичный подход следует применять и в отношении распространенной в большинстве гостиниц практики включения в стоимость проживания завтрака.
При этом, чтобы избежать налоговых рисков, компания должна иметь счет гостиницы, в котором никакие дополнительные услуги не выделены.
В счет гостиничных услуг может быть включена стоимость посещения работником бассейна, сауны и других подобных объектов.
Компенсация работодателем указанных расходов не уменьшает базу по налогу на прибыль (ст. 270 НК РФ) и формирует доход физического лица, облагаемый НДФЛ (ст. 211 НК РФ).
При участии командированного работника в представительских мероприятиях (обед, ужин) образуется доход, который не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-06/4-348).
Необходимость участия работника в представительском мероприятии в интересах организации можно доказать отчетом о его проведении, из которого следует наличие непосредственной связи между предметом переговоров, в рамках которых проводится мероприятие, и служебными обязанностями, предусмотренными в трудовом договоре (контракте) с работником.
Документы для признания командировочных расходов
Документы для признания командировочных расходов
Авансовый отчет выступает первичным документом.
На его основании принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов - начисление задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (письмо Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169).
Датой признания командировочных расходов является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником: счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы.
Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (письмо Минфина России от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741).
С 8 января 2015 года было сокращено количество учетных форм:
отменены командировочные удостоверения,
отменены служебные задания для направления в командировку
отменен отчет о выполнении служебного задания
(пост. Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
С 8 августа 2015 года фактически не применяется порядок ведения журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.
Несмотря на то что командировочное удостоверение по форме № Т-10 отменено, можно продолжать использовать данную форму при условии, что принимающая сторона будет ее заполнять.
Оформление командировочных удостоверений может помочь подтвердить срок командировки.
Авансовый отчет выступает первичным документом.
На его основании принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов - начисление задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (письмо Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169).
Датой признания командировочных расходов является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником: счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы.
Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (письмо Минфина России от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741).
С 8 января 2015 года было сокращено количество учетных форм:
отменены командировочные удостоверения,
отменены служебные задания для направления в командировку
отменен отчет о выполнении служебного задания
(пост. Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
С 8 августа 2015 года фактически не применяется порядок ведения журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.
Несмотря на то что командировочное удостоверение по форме № Т-10 отменено, можно продолжать использовать данную форму при условии, что принимающая сторона будет ее заполнять.
Оформление командировочных удостоверений может помочь подтвердить срок командировки.
Документы подтверждающие продолжительность командировки
Документы подтверждающие продолжительность командировки
Срок командировки указывают в письменном решении работодателя (приказе, распоряжении руководителя) о направлении работника в командировку.
Сохраняет силу и порядок учета работников, направленных в командировки, в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13).
Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден:
проездными документами, в которых указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;
путевым листом, маршрутным листом при проезде в командировку на служебном или личном транспорте (включая транспортное средство, которым работник управляет по доверенности).
В данных документах отражают маршрут следования транспорта.
При этом информация о направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте должна содержаться в решении о командировке;
служебной запиской работника, которая должна содержать обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
При определении длительности командировки на основании проездных билетов следует учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.
При отсутствии проездных документов срок командировки может подтверждаться документом по найму жилья, в котором указан период проживания в месте командирования, в том числе квитанцией гостиницы (письмо Минфина России от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7).
Если документы о проезде и найме жилья отсутствуют
Для установления фактического срока пребывания в месте командирования, а тем самым для расчета суточных, может быть использован документ, на котором имеется отметка принимающей стороны о прибытии и убытии работника (например командировочное удостоверение).
Для целей получения соответствующей отметки этот документ может быть отправлен в принимавшую организацию и получен от нее обратно по почте.
Такой вариант предусмотрен в Перечне документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов) (утв. приказом Минфина России от 10.03.2015 № 33н).
С 8 августа 2015 года нормы о возможности использования подобного способа подтверждения срока командировки включены в Положение о командировках (пост. Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
На практике срок командировки будет подтверждаться совокупностью имеющихся документов: проездными документами,
документами о найме жилого помещения,
письменным подтверждением принимающей стороны о прибытии и убытии командированного работника.
Срок командировки указывают в письменном решении работодателя (приказе, распоряжении руководителя) о направлении работника в командировку.
Сохраняет силу и порядок учета работников, направленных в командировки, в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13).
Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден:
проездными документами, в которых указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;
путевым листом, маршрутным листом при проезде в командировку на служебном или личном транспорте (включая транспортное средство, которым работник управляет по доверенности).
В данных документах отражают маршрут следования транспорта.
При этом информация о направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте должна содержаться в решении о командировке;
служебной запиской работника, которая должна содержать обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
При определении длительности командировки на основании проездных билетов следует учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.
При отсутствии проездных документов срок командировки может подтверждаться документом по найму жилья, в котором указан период проживания в месте командирования, в том числе квитанцией гостиницы (письмо Минфина России от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7).
Если документы о проезде и найме жилья отсутствуют
Для установления фактического срока пребывания в месте командирования, а тем самым для расчета суточных, может быть использован документ, на котором имеется отметка принимающей стороны о прибытии и убытии работника (например командировочное удостоверение).
Для целей получения соответствующей отметки этот документ может быть отправлен в принимавшую организацию и получен от нее обратно по почте.
Такой вариант предусмотрен в Перечне документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов) (утв. приказом Минфина России от 10.03.2015 № 33н).
С 8 августа 2015 года нормы о возможности использования подобного способа подтверждения срока командировки включены в Положение о командировках (пост. Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
На практике срок командировки будет подтверждаться совокупностью имеющихся документов: проездными документами,
документами о найме жилого помещения,
письменным подтверждением принимающей стороны о прибытии и убытии командированного работника.
Re: Оформление командировок по новым правилам с 2015 года
Организация командировала своего работника в обособленное подразделение (представительство, филиал), находящееся вне места его постоянной работы, участвовать в корпоративных мероприятиях, спортивных соревнованиях, концертах или конкурсах профессионального мастерства и оплатила ему все понесенные в поездке расходы.
В данной ситуации возможны споры с налоговыми органами, которые посчитают, что работник участвует в непроизводственных мероприятиях и его поездка не связана с исполнением трудовых обязанностей.
Учет в базе по налогу на прибыль понесенных расходов вступает в противоречие с положениями статей 252 и 270 Налогового кодекса.
При этом оплата или возмещение организацией расходов может являться доходом работника и облагаться НДФЛ (письмо Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039).
Указанный подход касается направления работника в командировку не только в обособленное подразделение, но и в другую организацию (к иному лицу, в том числе иностранному).
В данной ситуации возможны споры с налоговыми органами, которые посчитают, что работник участвует в непроизводственных мероприятиях и его поездка не связана с исполнением трудовых обязанностей.
Учет в базе по налогу на прибыль понесенных расходов вступает в противоречие с положениями статей 252 и 270 Налогового кодекса.
При этом оплата или возмещение организацией расходов может являться доходом работника и облагаться НДФЛ (письмо Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039).
Указанный подход касается направления работника в командировку не только в обособленное подразделение, но и в другую организацию (к иному лицу, в том числе иностранному).
