«1С» автоматизация предприятия без проблем: 5 ошибок и простые способы их решения

Что такое автоматизация?

Это повышение эффективности деятельности предприятия путем перевода бизнес-процессов компании в автоматический режим.

Некоторые пользователи программ зная, что у них установлены типовые решения «1С», такие, как «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление торговлей» и другие, думают, что учет на их предприятии автоматизирован. Это отчасти верно. Но автоматизировать компанию - это не просто купить две - три программы, установить их и жить довольно. Автоматизация предприятия - это деятельность, направленная на упорядочивание и регламентирование некоторых бизнес-процессов организации, а не просто использование программных продуктов «1С».

На определенном этапе жизнедеятельности компании (когда она усложняется, объемы обрабатываемой информации увеличиваются, качество информации, которое получает определенное лицо, должно соответствовать должному уровню) руководство компании понимает, что тех систем, которые используются сейчас, становится недостаточно. Здесь и встает вопрос об автоматизации предприятия.

Залогом удачной автоматизации предприятия является в первую очередь глубокое понимание деятельности и логики процессов внутри компании. Порой те люди, которые работают в самой компании, не задумываются, как эти бизнес-процессы работают внутри нее в целом. И руководитель, принимая решение, должен на чем-то основываться.

Как правило, процесс автоматизации делится на несколько этапов:

• Анализ всех бизнес-процессов компании как явных, так и неявных.
  Здесь следует точно понимать: какие бизнес-процессы существуют в компании, насколько они сложные и часто повторяющиеся. На данном этапе важно понимать, какие именно бизнес-процессы необходимо автоматизировать и почему.
• Определение фактической потребности в автоматизации. Здесь речь идет не столько о том, в ответе на вопрос: «а нужно ли нам это?», сколько в ответе на вопрос: «а что конкретно нам нужно автоматизировать?». По нашей практике можно сказать, что большинство пользователей программ, получая новую версию (к примеру, при переходе на версию 1С 8.3), изучают ее методом «научного тыка», не читают мануал. Поэтому пользователи не знают примерно 70% функционала уже установленной программы. Пользователь не знает, что некоторые участки, которые ему необходимо автоматизировать, по факту уже существуют в новой версии программы.
• Подборка программного решения или доработка имеющихся программ. Автоматизированные системы можно разделить на два типа: системы с жесткой структурой и системы с гибкой структурой. Системы с жесткой структурой ничего “не любят” дорабатывать. Гибкие системы можно дорабатывать при необходимости под бизнес-логику компании.
• Внедрение программ и обучение персонала.
  Стадия внедрения сама по себе достаточно длительная. Можно выделить ряд подстадий, связанных с отладкой и тестированием. Роль заказчика на этом этапе ключевая, поскольку лишь заказчик понимает, как должен выглядеть конечный продукт, может оценить, насколько качественно было проведено внедрение.

Во всем процессе автоматизации предприятия первые два этапа являются самыми важными. Важно понимать, что необходимо автоматизировать. Для каждого этапа характерен набор своих проблем. Понимание проблемы несет ее решение.

Наиболее часто встречающиеся проблемы и варианты их решения.

• Отсутствие четкого понимания задач, которые решает автоматизация предприятия.
  Сама автоматизация предприятия не решит проблем системы управления. Если у вас плохо работает механизм координации и передачи информации внутри компании, то автоматизация не поможет его улучшить. Нужно менять систему управления.
• Проецирование бизнес-логики на программные решения.
  После анализа бизнес-процессов компании мы приходим к выводу: можем ли мы подстроить бизнес-процессы компании под бизнес-логику программы, которая установлена в компании. Либо нам нужно менять бизнес-логику программы под бизнес-процессы предприятия. Важно понятие того, можем ли мы обойтись первым вариантом. Это самая распространенная схема. К примеру, когда у нас есть три типовых решения «1С» и нам этого достаточно. Мы понимаем возможности программы, подстраиваем бизнес-процессы предприятия, остальное доделываем «руками». Мы понимаем, что получаем «на выходе». Но когда компания растет, увеличиваются бизнес-процессы, этого нам уже становится мало. Здесь в дело вступает автоматизатор. Тот, кто может настроить программу под бизнес-процессы предприятия. На этом этапе решаются задачи, связанные с увеличением скорости обработки информации, увеличением качества предоставляемой информации в части повышения прозрачности бизнеса, в части управления.
• Определение последовательности участков работы для последующей автоматизации. Нужно четкое понимание: по каким участкам учета нам необходимо выстроить план работы. Первым логичным участком должен быть тот, который обрабатывает большое количество информации. Именно здесь необходимы программные средства, для того, чтобы «на выходе» после обработки получить информацию в удобном формате. Это очень важный шаг. И некоторое время должны потратить заказчик и исполнитель, чтоб разработать план автоматизации.
• Проблема с выбором системы автоматизации. Для того, чтоб определить: какая структура нужна «жесткая» или «гибкая», необходимо посмотреть план развития компании. Если развитие не предполагает изменения или добавления новых видов деятельности, то можно обойтись и «жесткой» структурой. «Гибкая» система позволяет модифицировать себя без существенных затрат времени. «Гибкую» систему легко дорабатывать. Если у вас изменились бизнес-процессы в компании, то систему достаточно просто поменять, доработать.
• «Человеческий фактор». Может свести к нулю весь процесс автоматизации, либо затруднится настолько, что сильно затянутся сроки. Наличие ответственного человека со стороны заказчика очень важно.

Вместо вывода.

Важно. Точное понимание того, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать.

Важно. После завершения автоматизации провести обучение пользователей и показать им новый формат работы.

Важно. Регулярный контроль и анализ системы. Неправильно просто автоматизировать процессы компании и потом забыть.

Если автоматизация компании - это уже решенный вопрос, то рекомендуем вам обратиться к опытной компании, которая настроит систему под ваши бизнес-процессы и по вашему желанию внедрит дополнительные модули.